성공적인 접수는 손님, 방문객 및 잠재 직원에게 회사의 긍정적 인 첫인상을 제공하면서 여러 작업을 정상적으로 관리 할 수 있습니다. 소규모 전문 서비스 회사에서든 다국적 기업에서든 상관없이 적절한 조직 기술은 효과적인 리셉션 데스크를 유지 관리하는 데 핵심이 될 수 있습니다. 최고의 접수 조직 아이디어는 일상적인 작업을 단순화하고 친절한 서비스를 더욱 효과적으로 만듭니다.
빠른 참조 가이드
자주 전화 번호, 사무실 번호 및 전화 내선 목록과 같은 일상적인 정보에 대한 빠른 참조 가이드를 만듭니다. 이 가이드를 라미네이트하여 신속하게 취급하고 참조하기 쉽도록하십시오. 이 가이드를 적극적으로 사용하지 않을 때 정리 된 파일에 배치하십시오. 요청시 제공 할 수 있도록이 안내서를 별도로 준비하십시오. 이 가이드를 사용하면보다 효율적으로 전화를 거는 것과 같은 일상적인 작업 속도를 높일 수 있습니다.
주요 약속
약속 시간까지 당일 예상 방문자 목록을 작성하십시오. 그 사람의 이름과 도착할 때 통보해야하는 사람을 입력하십시오. 이 목록을 통해 환영 인사를 방문자에게 맞춤 설정할 수 있습니다. 예를 들어 손님이 도착하면 "환영합니다, 스미스 씨. 엡스 씨는 회의에 흥분됩니다." 이러한 유형의 인사말은 손님을 더 기분 좋게 만들고 회의 결과를 향상시키는 데 도움이 될 수 있습니다. 이 맞춤식 환영은 특히 직원 인터뷰에 유용합니다. 잠재적 인 직원이 환영받는다면, 그녀는 그녀의 인터뷰에서 더 편할 것이며 회사에서 일하는 것에 대해 더 유리한 견해를 가질 것입니다.
브레이크 회전 일정
휴식 중이거나 병이 들었을 때 직무를 충실히 지켜야합니다. 당신을 위해 작성하는 사람에게 줄 수있는 기본적인 의무와 기능을 설명하는 "치트 시트"를 만드십시오. 회사의 여러 부서간에 적용 범위를 변경하는 공식 일정을 만드는 것이 좋습니다. 이 회전 시스템을 사용하면 비즈니스의 여러 부분에 더 많은 접촉을 할 수 있으므로 향후 질문을 더 쉽게 할 수 있습니다.
회사 스크랩북
긍정적 인 뉴스 기사 및 회사 활동을 강조하는 회사 스크랩북을 만드십시오. 다운 타임이있을 때이 책을 만들어 방문자가 기다릴 수있는 공간에 배치하여 검토하십시오. 이 책은 방문자가 약속을 기다리는 동안 방문자가 시간을 보낼 수있는 건설적인 방법을 제공하며 동시에 회사와 더 친숙해질 수 있도록 도와줍니다. 손님이 점심을 먹으면 다른 업무 및 전화 통화에 집중할 수있어 조직의 효율성이 높아집니다.
다과
리셉션 데스크에서 다과를 쉽게 다닐 수 있도록하십시오. 차가운 음료수를 책상이나 대기실 아래에 보관할 작은 냉장고를 설치하십시오. 설탕과 크림 같은 표준 커피 제품과 함께 한 컵 커피 메이커를 준비하십시오. 당신의 응접 카운터 또는 단단한 사탕 한 그릇에 구워진 물건 트레이를 놓으십시오. 이러한 다과를 가깝게함으로써 리셉션 구역을 벗어날 필요없이 회사의 손님에게 따뜻한 환영을 제공 할 수 있습니다.
