프로젝트 또는 대규모 구매에 대한 승인을 요청하는 것은 신경을 쓰거나 좌절감을 줄 수 있습니다. 그러나 올바른 말씨와 태도를 취하면 필요한 도움을받을 가능성이 더 커집니다. 연구는 또한 핵심 요소입니다. 귀사는 귀사가 요구하는 바를 정확히 알고, 귀사에 미치는 영향을 파악하고 상사가 이해할 수있는 측면에서 설명 할 수 있어야합니다. 구체적이고 잘 쓰여진 요청서는 아이디어 나 프로젝트를 현실로 만들기 위해 먼 길을 갈 수 있습니다.
제안 연구
승인 프로세스의 첫 번째 단계는 필요한 것을 조사하는 것입니다. 새로운 회사 차량을 요구하는 경우 원하는 차량 종류, 비용 및 회사 요구에 맞는 방법을 정확히 조사하십시오. 승인을 원하는 것에 대한 일반적인 진술을하지 마십시오. 귀하의 서한을받는 사람은 귀하의 서한에서 귀하가 회사에 가장 적합한 것이 무엇인지 알아 내려고 노력했다는 것을 분명히 알면 귀하의 호의에 따라 결정할 가능성이 더 큽니다. 더 중요한 것은, 당신이 더 구체적 일수록 승인 이후에 그녀가 무엇을 할 것인지 정확하게 알기 때문에 그녀가 프로젝트 나 구매에 대한 승인을주는 것이 더 편할 가능성이 높습니다.
문자를 올바르게 포맷하십시오.
먼저 상사를 이름과 직위로 대면됩니다 (예: 스미스 부통령). 우연히 편지를 읽을 사람이 누구인지 모를 경우 그 사람의 제목에 편지를 보내십시오 (예: "Dear Commissioner"). 그러나 개인화는 중요하므로 그 사람의 이름과 정확한 제목을 찾으려면 최선을 다하십시오. 당신은 종종 조직의 웹 사이트에서 또는 전화를 들고 그 사람의 이름을 묻는 것으로 찾을 수 있습니다.
다음으로, 승인을 원하는 구매 또는 제안을 소개하십시오. 편지의 첫 번째 문장에서이 작업을 수행하십시오. 이것은 독자가 당신이 지금 제안하고있는 것에 대한 명확한 생각을 가지고 편지의 나머지 부분에 대한 그녀의 맥락을 줄 수있게 해줍니다. 이것은 또한 당신이 원하는 것을 정확히 알고 있음을 그녀에게 알려줍니다.
예:
친애하는 상사 캐닝 햄 (Cunningham)
Castle Rock High School 행진 밴드는 새로운 제복을 필요로합니다.
상세한 예제 제공
다음으로 제안하는 행동을 취해야하는 이유를 설명하십시오. 구입이 필요한 이유가 분명한 것처럼 보이더라도 그 이유를 자세히 설명하십시오. 귀하의 서한 수령자가 서신에서 제안 된 조치에 대한 타당한 이유를 찾지 못하면 그 서면 수령자는 실패하게됩니다. 이를 위해서는 몇 문장을해야합니다.
예:
우리는 1992 년에 유니폼을 마지막으로 구입했으며, 현재의 컬렉션은 매우 거친 옷입니다.
제안이 귀사에 도움이되는 모든 이유를 나열하여 계속하십시오.귀하의 업무가 회사를 위해 무엇을 할 것인지에 관한 것이지, 개인적으로 제안이 중요하다고 생각하는 이유에 관한 것이 아닙니다.
예:
행진 밴드는 퍼레이드, 축구 게임 및 기타 지역 사회 모임에서 우리 학교를 대표합니다. 새로운 유니폼은 우리 학교를 훨씬 긍정적 인 방향으로 이끌 것입니다.
이제 우리는 유니폼을 유지하기 위해 매년 수천 달러의 재봉 업체에 비용을 지불해야합니다. 새로운 것들은 이러한 수수료를 없애줍니다.
새로운 현대 유니폼을 착용하면 전체 밴드의 사기가 크게 높아질 것이고 이는 일반적으로 모든 회원 학생들에게 높은 점수를줍니다.
귀중한 정보로 결론을 내십시오.
귀하의 성명, 이메일 주소 및 전화 번호로 귀하의 서한을 작성한 후 편지 또는 제안서와 관련하여 질문 할 때 귀하에게 연락하도록 독자를 초청하십시오. 가능한 경우 귀하의 요청에 대한 답변을 받기를 희망하는 날짜를 기록하십시오. 편지를 마치면 두 번째 페이지로 계속 진행해야하는 매우 좋은 이유가없는 한 한 페이지가 넘지 않아야합니다 (예: 긴 설명이 필요한 매우 복잡한 제안이나 이유에 대한 긴 목록 등). 귀하의 요청은 유익 할 것입니다).
예:
질문이 있으시면 언제든지 만나 뵙게되어 기쁩니다.
고맙습니다,
Ben Warren, 이사, [email protected] 555-1234
최종 팁
항상 정중하고 정중하게 작성하십시오. 예를 들어 "몇 대의 새로운 프린터를 구입할 수 있다면 회사에 좋을 것"이라고 말하면서 "회사가 5 대의 새 프린터를 구입한다면 Example Corp.에 이익이 될 것입니다." 이미 요구되지 않은 경우 편지를 인쇄하여 수령인에게 전자 메일로 보내지 말고 직접 배달하는 것을 고려하십시오. 그것은 귀하가 귀하의 제안을 정말로 염려하고 귀하가 적시에 서신에 응답하는 것을 기억할 가능성이 높아질 것임을 보여줍니다.
잘 쓰여진 승인서는 귀하를 아무데도 얻을 수 없을 수도 있습니다. 수령인은 제안 자체가 문제라고 결정할 수 있습니다. 이 경우 완전히 새로운 아이디어를 내놓거나 다시 시도 할 때까지 기다려야합니다.
