회사의 정책 및 절차 문서는 효율성, 일관성 및 명확한 커뮤니케이션을 유지하는 핵심 요소입니다. 일부 회사는 각기 다른 절차에 대한 개별 문서를 만드는 반면, 다른 회사는 모든 정책과 절차를 하나의 설명서로 모아서 각 직원에게 제시합니다. 잘 문서화 된 정책과 절차는 직원, 고객 및 회사에 이익을 제공합니다.
기대치 설정
회사 정책은 출석, 적시성, 복장 규정, 안전 규정 등과 같은 주제에 대한 직원 행동에 대한 기대치를 설정합니다. 정책 및 절차 문서에는 기회 균등, 휴가 및 병가, 가족 휴가 등 회사의 직원에 대한 회사의 책임이 명시되어있는 경우가 종종 있습니다. 고용 연락처 및 제안 편지는 회사 정책 및 절차 안내서 (또는 직원 안내서)를 참조 할 수 있습니다 직원은 매뉴얼에 명시된 규칙을 준수하는 데 동의합니다. 일부 회사는 신입 사원이 매뉴얼을 받았음을 나타내는 양식에 서명하도록 요구합니다.
효율성 장려
목표를 달성하는 가장 효율적인 방법은 회사 프로세스의 궁극적 인 기반입니다. 이 방법이 가장 쉽고 빠르지는 않지만 품질을 희생시키지 않고 위험을 초래하거나 규제 요구 사항을 무시하지 않고 목표를 달성하는 데는 노동 집약적 인 방법이 가장 적습니다. 이론적으로 모든 직원이 모든 작업에 대해 설정 절차를 따르면 매번 회사는 모든 목표를 가능한 가장 효율적으로 충족시킬 것입니다. 실제로는 선호하는 절차가 매번 가능하지 않을 수 있으므로 많은 프로세스에 실제로 이러한 상황을 처리하는 방법에 대한 구체적인 정책이 포함됩니다. 여기에는 상위 수준의 승인 또는 단순히 추가 문서가 포함될 수 있습니다.
일관성을 장려하십시오.
일관성은 일반적으로 효율성을 제고합니다. 사람들이 매번 똑같은 일을 할 때, 결국 그들은 짧은 시간 내에 프로세스를 완료 할 수있게되고, 이는 동일한 시간 내에 더 많은 작업을 수행 할 수 있음을 의미합니다. 일관성은 또한 자신감을 낳습니다. 일관된 방법을 통해 고객은 각 상호 작용 과정에서 회사가 동일한주의와 정확성으로 계정을 처리하게됩니다. 일관성은 직원 및 고객 모두가 주어진 상황에 직면했을 때 기대할 수있는 것을 모두 알도록 도와줍니다.
법률 유지
법률, 규제 기관 또는 보험 회사는 회사가 일부 프로세스 및 절차를 문서화하고 배포하도록 요구합니다. 예를 들어 대부분의 주에서는 회사가 근로자 산재 보상 청구를 처리하고 모든 직원이 프로세스 작동 방식을 알 수 있도록 정해진 프로세스를 요구합니다. 보험 회사와 OSHA와 같은 규제 기관은 제조 환경에서 특히 회사의 안전 정책을 상세하게 요구합니다. 이 정보를 프로세스 및 절차 문서에 포함 시키면 회사는 배포 요구 사항을 충족시킬 수 있습니다.
효과적으로 의사 소통하기
한 회사는 여러 직원, 여러 위치 및 / 또는 직원이 서로 다른 근무를 할 수 있습니다. 직원은 회사를 떠날 것이고 신입 사원은 회사에 합류 할 것입니다. 기대치와 프로세스를 모든 직원에게 누락시키지 않고 정보를 남기거나 일관성없이 전달하는 가장 쉬운 방법은 정식 정책 및 절차 문서를 작성하여 배포하는 것입니다. 모든 사람이 동일한 정보에 액세스 할 수 있는지 확인하는 것은 또한 근거없는 부당한 종결 소송으로부터 회사를 보호하는 데 도움이됩니다.
