사무실 절차를 개발하면 귀사와 귀사의 경영진이 특정 작업을 표준화 할 수 있도록 도와줌으로써 사무실이나 비즈니스에 도움이됩니다. 오피스 절차는 서비스 우수성을 유지하는 데 도움이되며 서비스 품질을 보장하는 데 필요한 정보를 제공하는 가이드 역할을합니다. 내용을 계획하고, 절차를 작성하고, 설명서 또는 안내서를 작성하고, 절차에 대한 모든 수정 사항을 추적하는 간단한 절차를 따르면 명확하고 정확한 절차를 수립 할 수 있습니다. 특정 오피스 기능 또는 전체 오피스 관리를 위해 오피스 절차를 작성할 수 있습니다.
필요한 항목
-
테이프 레코더 (옵션)
-
노트북 및 워드 프로세서
-
달력 또는 스케줄러
절차를 쓰는 이유와 절차를 사용할 사람을 적어보십시오. 절차의 절차 또는 절차의 빈도를 확인하십시오. 구체적으로 문서 작업에 집중하고 구조화하는 데 도움이됩니다.
수행되는 작업 및 작업 완료 빈도에 대한 정보 수집 일정을 만듭니다. 작업 수행 전문가와 인터뷰하고 작업 내에서 각 활동을 완료하기 위해 수행 된 단계를 기록하십시오. 단계를 처음부터 작성하는 경우, 작업을 완료하기 위해 작업자가 수행하는 단계의 간단한 순서도를 그립니다.
문서가 언제 배달되는지와 종이 또는 온라인 형식인지 결정하십시오. 실용적인 목적으로 종이에 대한 절차는 쉬운 참조 가이드 역할을하고 절차 교육 중에 유용하기 때문에 이상적입니다. 프로 시저를 만들 때 파일 구조와 간단한 파일 명명 규칙을 사용하면 편리합니다.
절차에 따라 절차를 기능별로 나누십시오. 기능별 태스크를 작성하면 태스크를 완료해야하는 사람 또는 부서에 역할 및 책임이 지정됩니다.
각 작업을 완료하는 데 필요한 절차 단계를 작성하십시오. 2 단계에서 기록되거나 기록 된 인터뷰 기록을 사용하여 모든 사람이 활동과 작업을 성공적으로 완료 할 수 있도록 활동을 순서대로 작성하십시오. 작업을 완전히 문서화 한 후 맞춤법 검사를 수행하고 전체 내용을 검토하십시오. 한두 명의 전문가가 문서 초안을 확인하여 정확성을 확인하는 것이 이상적입니다.
필요한 수정을하고 두 번째 또는 최종 초안을 작성하십시오. 문서 배달 날짜를 염두에두고 문서를 최종 검사 한 다음 인쇄 또는 온라인 참조를 위해 최종 문서를 작성하십시오. 업데이트를 할 때 페이지를 쉽게 교체 할 수 있도록 복사본을 3 링 바인더에 배치하십시오.
팁
-
기존의 정보 또는 작업 순서도를 사용하면 절차 개발을 완료하는 데 필요한 시간이 단축되고 운영 오류가 최소화됩니다.
문서 및 검토 프로세스를 완료하는 데 평균적으로 약 6 주가 걸립니다.
