설정된 팩스 형식은 모든 상황에 맞지 않습니다. 그러나 몇 가지 일반 지침을 따르면 팩스 수신자가 팩스에서 정보를 빨리 찾을 수 있습니다. 이 가이드 라인은 또한 팩스가 발송 될 때받는 사람이 아무런 문제가 없도록하고, 보낼 때 문제를 피할 수 있도록합니다.
팩스는 10-12 페이지 이내로 보관하십시오. 많은 소규모 팩스 기계는 한 번에 너무 많은 페이지를 처리 할 수 없습니다. 대형 팩스는 팩스 회선과 전화선을 연결합니다. 10-12 페이지 이상을 보내야하는 경우 팩스를 여러 배치로 분할하십시오. 수신자에게 귀하가 보낸 팩스가 둘 이상일 것으로 예상하십시오.
페이지 수를 줄이려면 페이지 여백이나 글꼴 크기를 조정하십시오. 그러나 작은 글꼴 크기는 읽기 쉽지 않을 수 있으며 작은 여백은 이력서와 같이 전문가가 아닌 것처럼 보일 수 있습니다. 적어도 11 포인트 글꼴을 사용하십시오.
가능하면 업무용 편지 형식으로 팩스를 작성하십시오. 가능한 경우 여백은 왼쪽과 오른쪽에서 1 인치, 상단과 하단에 1.5 인치가되어야합니다. 단락 문자 사이에 간격을 두 번 입력하십시오. 인사말을 보내기 전에 송신자와 수신자의 주소 블록을 상단에 포함하십시오. 보낸 사람의 주소 블록이 먼저 처리됩니다.
팩스와 함께 표지를 포함하십시오. 표지는 특정 레이아웃 형식을 따를 필요는 없지만 보낸 사람과받는 사람의 연락처 정보, 팩스에 들어있는 페이지 수 및 팩스 내용에 대한 제목 줄을 포함해야합니다. 팩스에 관한 개인적인 의견도 몇 줄 추가하십시오. 연락처 정보에는 개인 및 회사 이름, 부서 이름, 주소, 전자 메일 주소 및 전화 번호가 포함될 수 있습니다. 안내장은 쉽게 읽을 수 있어야 수령인이 정보를 빨리 찾을 수 있습니다.
가능한 경우 그래픽이 포함 된 팩스는 보내지 마십시오. 그들은 보내고 받기에는 너무 많은 시간이 걸리고 많은 잉크를 낭비합니다. 또한 일반적으로 인쇄 품질이 좋지 않아 팩스에 표시되지 않습니다.
