화난 비즈니스 서신은 불만을 가진 소비자 또는 직원이 일정한 유형의 변경이나 재정적 보상을 원합니다. 일반적으로 불만 편지로 불리는 분노한 편지의 대부분은 불만으로 이어지는 사실과 사건을 검토하는 것을 포함합니다. 편지 작성자가 진정으로 회사와 건설적인 대화를 나누기를 원한다면 편지는 계속 전문적이어야합니다.
사실 진술 사용
가정이나 의견이 아닌 편지에 사실을 기재하십시오. 좌절, 분노 또는 고통을 일으킨 원인을 기술하십시오. 연대순으로 일어난 일에 대한 세부 사항을 요약 한 사실을 사용하십시오. 사실을 밝히면서 의견이나 감정을 나누지 마십시오. 편지는보다 전문적이며 더 효과적이며 감정은 가능한 한 배제됩니다.
예를 들어, "3 개의 수하물 요금에 대해 내 항공사 청구서에 요금이 부과되며, 내 티켓에는 체크 된 가방 1 개만 표시됩니다." 이 진술은 계산서와 항공권에 대한 문서로 증명할 수 있기 때문에 사실입니다.
사실이 밝혀지면 왜 이것이 분노와 좌절을 불러 일으켰는지 설명하십시오. 이름 부르는 것, 욕설과 비난하는 말을 삼가십시오. 예를 들어, "당신은 이러한 불법 혐의로 돈을 훔치고 있습니다." 도난증을 입증하는 것은 회사에 실수에 대한 책임을 묻는 것을 요구하는 것보다 훨씬 어려우며 자동으로 회사를 변호합니다.
명확하고 간결한
사업주, 관리자 및 고객 서비스 부서는 소설을 읽을 시간이 없습니다. 관련 사실을 전달하는 것이 중요하지만, 명확하고 간결하게 유지하면 독자의 참여가 유지됩니다. 불평 편지를 과학 실험의 요약으로 생각하십시오. 끝에는 그려지는 결론으로 간결하게 요약 된 많은 정보가 실험에 들어갑니다. 불만 편지는 사실을 요약하고 결론적 인 정서적 고통을 진술하기 위해 똑같은 행동을합니다.
분노를 진술하는 방법의 예는 "우리가 일어난 일을 깨달았을 때 가족이 경험했던 좌절감을 이해할 수 있다고 확신합니다." 이 접근법은 방어 적 대응보다는 공감 적 대응을 위해 노력합니다.
행동 요청
약간의 사람들이 환기시키기 위해 편지를 쓰는 사람은 거의 없습니다. 행동과 해결책은 대개 최종 목표입니다. 예를 들어 동료 직원이 경멸하는 의견에 문제가있는 직원은 회사 정책 및 징계 프로토콜 변경 사항을보고 싶어 할 가능성이 큽니다. 소비자 편지의 예는 호텔 게스트가 다양한 편의 시설에 대해 실수로 요금을 청구 한 경우 일 수 있습니다. 빠른 환불은 의도 한 결과입니다.
이러한 욕구와 행동 요청은 폐쇄 직전에 주체의 끝 부분에 분명하게 명시되어 있습니다. 어떤 편지는 또한 편지의 시작 부분에 원하는 결의안을 명시한 다음 끝에 그것을 반복합니다. 나머지 편지와 마찬가지로 행동 요청을 정중하고 간결하게하십시오. 독자가 기대를 이해할 수 있도록 원하는 해상도를 분명히하십시오. 이는 아무 것도 보장하지 않지만 대화를 시작합니다.
예를 들어, "위에서 언급 한 사실을 근거로 다음 2 영업일 이내에 모든 잘못된 청구 항목을 전액 환불 해주십시오." 독자는 당신이 원하는 것을 알고 있습니다.
공식적인 폐회 및 연락처 정보
모든 것을 검토하고 관련된 감정을 이해할 시간을 가지기 위해 독자에게 감사를 표하여 편지를 닫으십시오. "감사합니다"또는 "감사합니다"와 같은 표준 마감을 사용하고 인쇄 된 이름과 연락처 정보를 사용하십시오. 편지에 철자법 및 문법 오류에 대한 교정을하고, 그것이 전문가인지 확인하기 위해 음색을 정직하게 살펴보십시오.
두 개의 블록을 줄 간격으로 구분하는 연락처 정보 아래에 "인클로저"를 입력하여 문자가있는 모든 인클로저를 기록하십시오. 적절한 인클로저에는 영수증, 서신, 사진 또는 귀하의 사례를 뒷받침하는 기타 인쇄 된 증거가 포함됩니다.
