문서 제어 시스템의 목적은 조직에서 사용하는 문서가 효과적이고 최신 상태인지 확인하는 것입니다. 이는 마스터 목록으로 알려진 간단한 문서 목록을 사용하여 수행 할 수 있습니다.
정책 및 절차 설명서
정책 및 절차 설명서 내에서 문서 제어를 다루는 것이 첫 번째 단계입니다. 또한 조직에서는 문서의 마스터 목록을 담당하여 문서 제어를 감독 할 관리자를 식별해야합니다.
문서의 마스터 목록
효과적으로 운영하기 위해 조직 내에서 사용 된 문서를 식별하는 마스터 목록을 작성하십시오. 문서의 예로는 절차서, 품질 매뉴얼, 작업 지시서 및 양식이 있습니다. 스프레드 시트 형식을 사용하여 문서 이름과 버전을 포함하십시오. 외부 소스에서 위임 된 프로 시저를 참조하는 경우 마스터 목록의 표준을 참조하면 추적 가능성을 높일 수 있습니다.
개정 프로세스
수정 된 문서는 마스터 목록에 기록되어야합니다. 예를 들어, 품질 보증 정책 및 절차, 버전 B. 고유 한 식별 시스템을 만들 수 있습니다. 일부 조직에서는 수정 날짜를 사용합니다. 절차가 개정 될 때 절차 내에서 참조하는 양식이나 지침도 검토해야합니다.
