컨퍼런스 콜은 팀원들이 함께 프로젝트를 논의하고, 업데이트 된 정보를 얻고, 합의를 도출 할 수있는 편리한 솔루션을 제공합니다. 많은 회사들이 컨퍼런스 서비스 회사와 계약을 맺었으며, 이들 회사는 원격 회의 일정을 계획하고 알리는 웹 유틸리티와 함께 전용 전화 번호와 직원 용 액세스 코드를 제공 할 수 있습니다. 할당 된 전화 회의 번호는 언제든지 전화 회의를 개최 할 수있는 유연성을 제공하며 회의 참석자에게 전자 메일로 회의 알림을 보낼 수 있습니다. 소규모 기업을위한 예산 또는 무료 전화 회의 서비스는 예약시 원격 회의 번호를 할당하므로 미팅을 온라인으로 예약하려면 최소한의 계획 만 필요합니다.
전용 컨퍼런스 라인
새 전자 메일 메시지 또는 모임 요청을 엽니 다 (전자 메일 응용 프로그램에 Microsoft Outlook과 같은 기능이있는 경우). "받는 사람"또는 "참가자"섹션에 참석자의 전자 메일 주소를 입력하십시오. "제목"줄에 회의 주제를 입력하십시오.
모임 날짜 모임 시작 시간 (표준 시간대 포함) 모임 종료 시간 (표준 시간대 포함) 전화 번호 (전용 회의 전화 번호) 전자 메일 본문에 다음 정보를 입력하거나 모임 요청의 자동 필드를 사용하십시오.) 컨퍼런스 코드 (해당되는 경우 참석자가 컨퍼런스에 액세스 할 수 있도록)
모임 요청 일정 섹션을 열고 각 참석자 옆에있는 드롭 다운 메뉴를 사용하여 참석자 또는 필수 참석자를 지정합니다 (대부분의 프로그램에는 필요에 따라 참석자가 기본값으로 설정 됨). 온라인에서 일정을 사용할 수있는 경우 원하는 참석자가 원하는 기간과 날짜에 사용 가능한지 확인하십시오.
전자 메일 도구 모음에서 "첨부 파일"단추를 클릭하여 의제 또는 회의 자료를 첨부하십시오. 원하는 경우 전화 회의 세부 정보를 입력 한 후 전자 메일 본문에 메시지를 입력하십시오. 회의 알림을 전송하려면 "보내기"버튼을 클릭하십시오.
웹 유틸리티를 사용하여 전화 회의 예약
Premiere Conferencing, Go To Meeting 또는 Free Conference와 같은 컨퍼런스 서비스 계정에 로그온하십시오.
"회의 일정"옵션을 클릭하십시오. 회의 날짜, 시작 시간 및 종료 시간 (또는 기간) 및 예상 참석자 수를 선택하십시오. "주제"필드에 회의 제목을 입력하십시오. "수신자 부담 전화 회의"또는 "직접 전화 회의"옵션을 클릭하여 전화 회의 유형을 선택하십시오.
정보의 정확성을 검토하고 "일정"버튼을 클릭하십시오. 전화 회의 세부 정보 확인 페이지를 인쇄하거나 정보를 컴퓨터에 저장하십시오.
참석자에게 전자 메일 알림을 보내려면 옵션을 클릭하십시오. 참석자의 이름과 전자 메일 주소를 해당 필드에 입력하십시오. 전화 걸기 지침과 전자 메일 주소 확인을 통해 참석자에게 알림을 전송하려면 "보내기"단추를 클릭하십시오.
팁
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참석자에게 전화 회의에 참가할 것인지 확인하도록 요청하십시오. 전자 메일 메시지에 긍정적으로 응답하거나 모임 요청 알림에서 "수락"단추를 클릭하십시오. 미팅 전날 알림 전자 메일 및 추가 정보를 보냅니다. 웹 도구를 사용하여 전화 회의를 예약 할 때 융통성을주기 위해 기간 또는 종료 시간을 연장하고 계획 한 것보다 1-2 명의 참석자를 할당하십시오. 컨퍼런스 서비스는 일반적으로 참석자 수와 실제 사용 된 분 수에 대해서만 요금을 청구합니다.
경고
알림을 보내기 전에 회의 세부 정보를 확인하여 혼란을 피하십시오. 일부 전자 메일 응용 프로그램은 모든 모임 요청을 일정에 기록하고 충돌 또는 업데이트 된 모임이 추가됩니다 (오래된 약속을 대체하지 않음).
