잘 관리 된 서류 정리 시스템을 통해 중요한 정보에 신속하게 액세스하고 시간을 절약함으로써 회사 비용을 절약 할 수 있습니다. 기업, 학교, 정부 기관 및 심지어 일상적인 사람들도 서류 정리 시스템을 사용하여 업무를 체계적으로 정리합니다. 사무실에서 사용할 수있는 네 가지 유형의 파일 시스템 중 하나를 선택하십시오. 각각은 장점과 단점을 가지고 있습니다.
알파벳 필기 시스템
알파벳 출원 시스템에서 알파벳의 문자에 따라 이름, 즉 사람, 회사 또는 주제의 이름에 따라 레코드를 정렬하십시오. 이 파일 시스템을 두 가지 방법으로 사용하십시오. 사전 시스템이라고도하는 주제별 알파벳 시스템은 알파벳순으로 개별 레코드를 저장합니다. 이 파일 시스템은 파일 시스템 회사 인 Ancom에 따르면 5,000 개 미만의 파일을 적은 수의 레코드를 저장할 때 잘 작동합니다.
이 시스템은 많은 고객 또는 고객이 같은 이름을 공유 할 때 문제가되는 것으로 판명됩니다. 백과 사전 또는 분류 시스템이라고도하는 지리 정보 시스템을 사용하여 더 많은 양의 기록을 구성하십시오. 이 시스템에서는 도시, 카운티 또는 주와 같은 위치를 기반으로 광범위한 범주로 주제를 그룹화합니다. 각 범주 내의 범주와 파일은 사전 순으로 배열됩니다.
수치 신고 시스템
숫자 파일 시스템을 사용할 때, 각 파일에 숫자를 할당하고 순차적으로 번호를 정렬하십시오. 같은 이름을 가진 사람들을위한 파일은 알파벳순 시스템과 같이 제목이 중복되지 않습니다. 이 시스템은 또한 파일에 이름이 표시되지 않고 대량의 파일을 처리 할 때 잘 작동하므로 파일 기밀성이 향상됩니다. 파일에 번호를 할당하는 대신 파일을 날짜순으로 정렬하는 연대순 시스템을 사용하십시오.
터미널 디지트 접수 시스템
터미널 디지트 파일링을 사용할 때는 파일 번호를 순차적으로 할당해야하지만 마지막 두 자리 숫자로 파일 번호를 지정하십시오. Ancom은 파일 번호가 17234 인 파일을 찾는 예제를 제공합니다. 먼저 파일 시스템의 34 섹션으로 이동 한 다음 해당 섹션의 72 영역을 찾고 마지막으로 파일 1을 찾습니다.이 시스템은 10,000 개 이상의 파일을 보관할 때 잘 작동합니다.
영숫자 파일링 시스템
문자와 숫자를 모두 사용하여 영숫자 파일 시스템에서 파일을 구성하십시오. 예를 들어 클라이언트가 거주하고있는 상태를 나타내는 두 글자와 계정 번호를 나타내는 숫자를 사용합니다. 이렇게하면 동일한 위치에서 많은 양의 파일을 꺼내야 할 때 쉽게 사전 정렬 할 수 있습니다.
