프로세스 문서화는 회사가 정기적으로 수행하는 프로세스 기록입니다. 일반적으로 직원을 교육하기 위해 생성 된 프로세스 문서화 및 교육은 때로는 다른 활동에서 시간을 할애 할 수 있습니다. 그러나 적절한 교육을받지 못한 직원이나 프로세스를 수행하는 올바른 방법을 이해하지 못한 직원이 발생하는 문제를 해결하는 데는 하루 만에 시간이 걸릴 수 있습니다.
완성
조직은 포괄적 인 목표를 달성하기 위해 함께 통합 된 일련의 프로세스로 구성됩니다. 프로세스 문서화에는 이러한 다양한 프로세스를 기록하여 조직이 어떻게 기능 하는지를 이해하고이를 개선하기위한 전략을 고안 할 수 있습니다.
명쾌함
프로세스는 명확하고 설득력있는 방식으로 기록되어야합니다. 이러한 프로세스는 직원이 수행하는 방식에 필요한 변경 사항을 명확하게 나타낼 수 있기 때문입니다. 경영진은 신입 사원 교육을 위해 교육 문서로 프로세스 문서를 개발할 수도 있습니다.
실행 가능
프로세스 문서화는 이전에 이러한 프로세스를 수행 한 적이없는 개인이 수행 할 수 있도록 조치 할 수 있어야합니다. 특정 제품이 상점 체인 전체에서 동일한 이유는 해당 제품 (예: 커피 한 잔)을 만드는 프로세스가 다른 사람들이 제품의 중복을 만들 수있는 방식으로 명확하게 문서화되어 있기 때문입니다. 프로세스 문서화는 관리자가 직원을 훈련하도록 도울 수 있어야합니다.
원인과 결과
프로세스 문서는 프로세스의 인과 관계를 명확하게 정의하기 위해 작성되어야합니다. 프로세스는 서로 문서화되어 있어야하며 다양한 프로세스가 서로 관련되어 있음을 설명해야합니다. 예를 들어, 조직은 회의 프로세스가 회사 토론의 개방성에 미치는 영향을 이해하고자 할 수 있습니다.
생략
프로세스 문서 작성자는 프로세스 문서에서 생략해야 할 사항을 알고 있어야합니다. 예를 들어, 일부 프로세스는 너무 단순하기 때문에 설명 할 필요가 없습니다. 다른 프로세스가 반드시 매번 올바르게 수행 될 필요는 없습니다.
프로세스 및 교육
종종 관리자는 프로세스 문서와 교육을 결합 할 수 있습니다. 프로세스 문서화는 교육을받는 시간을 사용하는 대신 다른 작업을 수행 할 수있는 작업자의 시간을 절약 할 수 있습니다. 그러나 프로세스 문서가 직원에게 정보를 명확하게 설명하지는 않습니다. 신입 직원이 정보를 명확하게 이해할 수 있도록 실제 교육과 결합해야하는 경우가 종종 있습니다.
