매니저의 임무 중 하나는 규칙을 지키지 않은 직원을 징계하는 것입니다. 간단한 구두 경고는 처음, 사소한 위반에 대해서는 충분하지만, 더 심각하거나 반복되는 위반은 문서화 된 서면 경고를 요구합니다. 이것은 직원에게 그가 잘못한 것과 그에게 예상되는 것을 설명 할뿐만 아니라 직원 파일에 대한 경고 사본을 보관할 수 있도록 도와줍니다. 나중에 유용 할 수 있습니다. 그러한 경고를 작성하는 것은 어려운 작업처럼 보일 수 있지만 작성된 경고 템플릿을 사용하면 프로세스가 실제로 매우 간단해질 수 있습니다.
팁
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서면 경고는 표준 템플릿을 따라야하며 위반 된 규칙, 위반 사항에 대한 자세한 설명 및 직원의 개선 방법 등의 정보가 포함되어야합니다.
서면 경고를 사용해야하는 이유
서면 경고는 직원과 회사 모두에게 유용 할 수 있습니다. 직원은 경고를 통해 회사에서 기대하는 바에 대한 명확한 지침과 지침을 제공하고 추가 경고를 피하기 위해 업무 성과를 향상시키는 방법을 제공 할 수 있습니다. 회사에 서면 경고는 조치가 취해 졌음을 입증하는 데 도움이되므로 문제가 지속될 경우 추가 조치를 취할 수 있습니다. 또한 직원이 부당한 해고 사건과 같은 어떤 종류의 법적 분쟁을 나중에 제기하는 경우 문제의 문서로도 사용됩니다.
이 경고를 사용해야하는 경우
모든 비즈니스는 회사의 자체 규칙과 거기에서 일하는 사람들의 유형에 따라 다른 직원과 다른 문제를 갖게됩니다. 즉, 직원들이 모든 산업 분야에 걸쳐 작성되는 가장 보편적 인 이유는 과도한 지각입니다.
일반적으로 구두 경고가 주어진 후에 직원에게 보내는 경고장이 발행되지만, 항상 그런 것은 아닙니다. 심각한 일회성 범죄가 발생하면 구두 경고를 무시하고 즉시 직원의 파일에 기록 할 수있는 경고문을 작성하는 것이 좋습니다. 모든 구두 경고는 경고 날짜 및 시간을 포함하여 사실 이후에 문서화되어야하며 직원 파일에 입력해야하므로 직원에게 경고가 있었는지 여부에 대한 혼동이 없어야합니다. 특별한 문제.
견해의 편지 사용하기
서면 경고문과 직원 징계 서신 모두를 필요로하기 전에 템플릿을 찾아 보는 것이 좋습니다. 이들은 직원을 실제로 작성하기 전에 회사에 맞게 사용자 정의하고 사용 준비를해야합니다. 경고 또는 징계 통지를받는 각 직원은 문서화 된 특정 문제와 관련된 정보로 작성된 동일한 양식을 받아야합니다. 이렇게하면 모든 직원이 공정하고 평등하게 대우받을 수 있습니다.
미리 인쇄 된 경고 양식 편지에 항상 모든 공란을 기입하십시오.무언가가 적용되지 않으면 "N / A"라고 쓰여서 적용 할 수 없으며 양식을 작성하는 데 부주의하지 않은 것이 분명합니다. 실제로 템플리트를 사용하여 편지를 쓰는 경우,이 작업을 수행 할 필요는 없지만 편지를 최대한 자세히 작성하십시오. 이 단계를 수행하면 나중에 법적 문제가 발생할 경우 귀하를 보호 할 수 있습니다. 이러한 이유로 항상 공식 언어를 사용하고 속기 나 전문 용어를 사용하지 마십시오.
템플릿으로 작업해야하는 동안 견책 서에 사용 된 특정 톤은 위반의 심각성에 따라 달라져야합니다. 예를 들어, 직원이 몇 배 늦었을 경우, 행동을 바로 잡는 데 초점을 맞추고보다 긍정적 인 말투를 설정하여 시간대에 나타나게 할 수 있습니다. 직원이 고객에게 저주를 걸면 다시 실수를 범하면 잠재적 처벌에 초점을 맞추는 훨씬 더 심각한 어조가 필요할 수 있습니다.
전자 메일이 아닌 직원의 책상에 직접 맡기는 것이 아니라 직접 직원에게 편지를 보냅니다. 증인의 출석 여부를 선택할 수는 있지만 나머지 직원 앞에서 공개적으로이 문제를 처리하지 마십시오. 이것은 어렵고 불편할 수 있지만 그렇게하는 것이 중요합니다. 그러나 실제로 상황에 대해 직원과 이야기하는 것이 실제로 도움이 될 수 있습니다. 그러나 편지가 자신이 의도 한 것보다 다소 심각하다고 생각할 수 있으며, 심지어 귀하의 존재가 편지에서 취한 의도를 강조하는 데 도움이 될 수 있습니다.. 직원에게 긍정적 인 피드백을 제공함으로써 편지의 타격을 부드럽게 할 수는 있지만 발행하는 경고의 심각성에 대해 혼란을 야기하는 경우에는 절대 그렇게하지 마십시오.
당신이있는 동안 항상 직원으로부터 서명을 받으십시오. 그가 서명하기를 거부한다면, 경고문에 서명하기를 거부했다는 서한에 서명하도록 요청하십시오. 직원의 기록을 위해 서명 한 사본을 보관하십시오. 직원이 경고에 서명하기를 거부한다는 서신에 서명 한 경우이를 편지에 스테이플 링하십시오. 또한 그의 기록을 위해 직원에게 사본을 제공하십시오.
직원 쓰기 사례
서면 경고 문구는 제목, 날짜, 시간, 이름, 직위, 직원의 이름 및 직위, 메모 사본을받는 다른 사람들의 이름과 같은 기본 형식으로 시작해야합니다. 양식 상단에 회사의 로고를 넣을 수도 있지만 선택 사항입니다.
직원 핸드북을 가지고 있다면, 회사 정책의 어떤 부분을 위반했는지 먼저 밝혀야합니다. 특정 정책을 작성하거나 핸드북의 관련 섹션에 대한 참조를 포함시킬 수 있습니다. 핸드북이없는 경우, 적용되는 회사 규칙에 대한 간략한 요약을 작성하십시오.
이것이 첫 번째 경고인지 아니면 마지막 경고인지 여부를 포함하고 심각한 위반 인 경우이를 기록해 둡니다. 경고에는 충분한 시간이 지날 경우 직원의 기록에서 경고가 제거되고 사전 경고로 간주되지 않는 시간 프레임이 있어야합니다. 즉, 지각에 대한 이전의 서면 경고가 3 년 후반에 오기 시작하면 직원에 대해 계산해서는 안됩니다. 그러나 편지는 여전히 직원의 인사 파일에 남아 있어야합니다. 일반적으로 첫 번째 경고는 6 개월 동안 지속되어야하며 심각한 위반은 8 개월 동안 지속되어야하며 최종 경고는 1 년 동안 지속되어야하지만 이는 회사 정책에 따라 다를 수 있습니다.
다음으로, 관련된 모든 사람들의 날짜, 시간 및 이름을 포함하여 가능한 한 자세하게 설명하십시오. 직원이 다른 직원에게 의미 있다고 말하는 것과 같은 주관적인 내용을 포함하지 마십시오. 대신 직원이 수행 한 작업을 정확히 설명하면 의미있는 것으로 해석 될 수 있습니다. 사건의 설명, 사건에 대한 직원의 설명 및 사건의 증인 설명이 다를 경우이를 기재 할 수 있습니다. 미리 인쇄 된 양식을 사용하고 관련 세부 정보를 모두 기입 할 공간이 충분하지 않은 경우 필요한 경우 두 번째 종이를 첨부 할 수 있습니다.
직원의 개선을 돕기 위해 직원의 행동 방식을 변경하는 방법과 변경시기에 대한 세부 정보를 따르십시오. 그녀가 그녀의 행동을 바로 잡지 않을 경우 어떤 결과가 초래 될지에 대한 명확한 세부 정보와 함께이 내용을 따르십시오. 서면 경고는 징계 조치가 아니므로 계속 문제가 발생할 경우 어떤 징계 조치가 취해질 것인지 명시해야합니다. 마지막으로, 서한에 서명하고 날짜를 기입하고, 직원에게 제출하고, 그녀와 증인에게 회의에 서명하고 날짜를 물을 것을 요청하십시오.
