직원들과 효과적으로 의사 소통하는 것은 관리자가되는 어려움 중 하나입니다. 메시지를받는 사람에게 맞춤화 할 수있는 개인 대화와는 달리, 직원들에게 전체적으로 이야기 할 때는 모든 사람에게 적합한 스타일로 말을해야합니다. 비판적이거나 나쁜 소식을 전하는 부정적인 메모를 작성할 때 특히 어려울 수 있습니다. 그러한 사기를 진압하는 것은 관리자가 직접적이고 재치가 있어야합니다. 목표는 직원들이 나쁜 감정을 유발하지 않고 자신의 행동을 바꾸도록 격려하는 것입니다.
먼저 나쁜 소식을 전달하십시오. 부정적인 메모를 쓸 때 일반적으로 나쁜 소식을 접하는 것이 가장 좋습니다. 메시지에 상당한 양의 리드 업을 포함시키는 데는 몇 가지 단점이 있습니다. 첫째, 지연되는 것처럼 소리를 낼 수 있습니다. 둘째, 일부 직원은 메모의 요점에 도달하기 전에 독서를 중단 할 수 있습니다. 셋째, 메시지가 예상된다면 많은 직원들이 어쨌든 소개를 건너 뛸 것입니다. 이 섹션의 음색은 간단해야하며 사실은 분명히 표시되어야합니다. 분노 또는 과도한 부정적 반응을 피하십시오.
격려를 제의하십시오. 나쁜 소식을 놓고 나면 메모의 색조와 초점을 바꿔 조금 더 낙관적으로 보이게하십시오. 편지가 비판적이라면 칭찬과 격려의 말을 전하십시오. 불쾌한 소식을 전한 적이 있다면 긍정적 인 부분을 강조하십시오. 관리자로서의 당신의 직업 목표는 빈곤의시기보다 결코 중요하지 않은 과업을 이끌어내는 것입니다.
해결책 제시. 부정적인 메모를 받으면 직원들이 종종 직면하는 딜레마 중 하나는 감독자가 현재 취해야하는 조치를 알지 못하는 것입니다. 서한의 세 번째와 마지막 부분에서 직원이 상황을 개선하기 위해 취할 수있는 명확한 행동 방침에 대해 설명합니다. 이 교육은 직원들에게 명확한 단계를 제공해야하며 낙관적 인 분위기로 전달되어야합니다.
그것을 크게 읽으십시오. 메모를 보내기 전에 메모를보고 나서 크게 읽어야합니다. 먼저 자신에게 큰소리로 읽은 다음 피드백을 제공 할 수있는 다른 사람에게 읽어주십시오. 자신의 단어 선택을주의 깊게 경청하고 잘못 해석 될 수있는 언어를 들어보십시오. 이러한 수정 작업을 마친 후, 편지에 문법, 구두점 및 철자를 교정해야합니다.
