직원에게 메모를 쓰는 법

Purdue University Online Writing Lab (OWL)에 따르면 문제를 강조하거나 해결하기 위해 메모가 작성되었습니다. 노던 켄터키 대학의 경영 대학원 (School of Business)은 제한된 공간에서 메모가 많은 정보를 전달해야한다고 선언합니다. 메모의 형식은 회사, 메모의 목적 및 메모받는 사람에 따라 다릅니다. 내부 직원 메모는 정보, 분석 및 결론, 업무 시간 정보 또는 장비의 올바른 사용을위한 지침을 제공 할 수 있습니다.

필요한 항목

종이
펜 및 연필

메모의 기본 목적 및 형식을 배우십시오. 메모는 일반적으로 직원과 통신하는 데 사용되는 내부 문서입니다. 정책 알림, 조치 요청, 변경 사항보고 또는 공식 통지 제공이 포함될 수 있습니다. 메모 형식에는 제목, 소개, 본문, 요약 및 종료가 포함됩니다. 첨부 파일은 문서의 맨 아래에 표시됩니다.

메모의 목적을 결정하고 첨부 파일이 포함되는지 여부를 결정하십시오. 메모의 수신자를 결정하십시오. 수퍼바이저와 관리자는 메모 사본을받는 경우가 많으며 파일에 사본을 포함해야 할 수도 있습니다. 메모의 내용을 결정하고 대략적인 초안을 작성하십시오. 메모가 승인 된 레터 헤드 사용에 대한 회사 정책을 확인하십시오.

"날짜"로 시작하는 제목을 완성하십시오. "받는 사람"섹션에 기본받는 사람의 이름과 제목을 포함하십시오. 이는 한 명 이상의 사람이 될 수도 있고 모든 계정 관리자와 같은 사람들의 그룹을 지정할 수도 있습니다. "참조"섹션에 메모 사본을받을 자의 이름과 직함을 포함 시키십시오. "보낸 사람"섹션에 메모를 보내는 사람의 이름과 직함을 포함 시키십시오. "제목"섹션에 메모의 목적을 설명하는 짧은 제목을 포함 시키십시오.

메모의 목적을 설명하고 목적을 설명하며 다음 단락에서 계속 될 내용에 대한 개요를 제공하는 소개 단락을 포함하십시오. 메모에 정책이나 기타 중요한 정보가 포함되어있는 경우 독자에게 경고를 포함하십시오.

소개 및 개요에서 확장되는 메모의 본문 또는 기본 텍스트에 정보를 포함하십시오. 예를 들어, 정책 변경에 이르는 배경을 제공하십시오. 내용에 따라 단락을 분리하고 순서를 정하십시오. 메모 전체에 간단한 단락을 사용하십시오. 이 섹션은 메모의 목적에 따라 하나 또는 두 개의 단락 또는 여러 페이지가 될 수 있습니다.

요약 및 닫기를 삽입하십시오. 한 페이지 메모에는 요약이 필요하지 않을 수 있지만 복잡한 정보 나 지침이 수록된 긴 문서에는 도움이 될 수 있습니다. 독자들에게 감사의 말을 전하고 질문에 답하거나 메모 내용을 설명하는 데 도움을주십시오. 요약이없는 경우, 마지막 단락에 간략한 요약을 포함하십시오. 메모 내용이 기밀인지 독자에게 알리십시오.

메모 끝에는 메모에 언급 된 첨부 파일 목록이 있습니다. "Attached"또는 "Enclosed"라는 단어를 사용하여 첨부 파일 목록을 나타냅니다. 메모에 언급되지 않은 첨부 파일은 포함하지 마십시오.

메모에 서명하십시오. 메모 작성자는 일반적으로 머리글 섹션의 "보낸 사람"항목 옆에 메모를 시작하거나 서명합니다. 정식 메모에는 문서 끝에 완전한 서명과 날짜가 필요할 수 있습니다.