디지털 시대는 종이를 적게 생성하지만 전자 저장 요구는 커집니다. 조직의 정보 관리 팀이 기록을 작성, 액세스, 저장 및 최종 파괴하는 지침은 전자 기록 수명주기의 조건을 규정합니다. 전자 기록의 수명주기에는 대부분의 비즈니스 및 정부 기관에 대한 생성, 사용, 저장 및 처분이 포함됩니다. 일부 조직은 소멸되지 않은 생명주기의 마지막 단계로 귀중한 것으로 간주되는 특정 기록을 보관합니다.
창조
전자 관리 시스템의 가장 큰 과제 중 하나는 향후 사용, 검색 및 저장을 위해 논리적이고 일관된 방식으로 새 레코드의 출처를 문서화하는 것입니다. 기록을 구성하는 것은 연방 및 주 법률을 염두에두고 작성된 조직의 정책 설명서에 의해 확립됩니다. 수명주기 초반에 정확하게 식별되면 기록의 유용성이 만료되고 파괴 될 때까지 기록에 쉽게 접근 할 수 있습니다. 조직에 따라 특정 데이터가 컴퓨터에 입력 될 때 일부 레코드가 시스템에 의해 자동으로 만들어집니다. 다른 시스템에서는 개인이 수동으로 레코드를 작성해야합니다.
용도
일단 전자적으로 기록이 생성되면, 그것은 정상적으로 배포되고 사업 또는 정부 목적을위한 정보 도구로 사용됩니다. 이러한 이유로 레코드는 쉽게 액세스 할 수 있도록 저장소에 저장됩니다. 활성 상태 인 동안 대부분의 레코드는웨어 하우징되지만 레코드를 레이블링하는 식별 정보가있는 데이터베이스를 통해 액세스됩니다.
보관 및 유지 보수
파일을 사용하고 더 이상 정기적으로 필요하지 않게되면 레코드는 종종 비활성으로 저장됩니다. 레코드는 조직 정책으로 명시된 규칙에 따라 폐기되기 전에 액세스 용으로 저장되어야합니다. 적절한 보관을 강조하는 이유 중 일부는 개인 정보 보호 문제와 관련이 있습니다. 신중한 조직 정책은 책임 기록 유지의 주요 부분으로 보안을 다룹니다.
처분
연방 및 주 법률을 준수하기 위해서는 일정 기간 동안 기록에 액세스 할 수 있어야합니다. 기록 보존 및 처분에 관한 대부분의 조직 정책은 기록 보존을위한 최소 요구 사항으로 연방법 및 주법을 사용합니다. 기업은 과거에 취해진 특정 비즈니스 조치를 방어해야하는 경우 소송 목적으로 기록을 보관합니다. 기록을 폐기하는 방법은 매우 중요합니다. 전문가의 손에 전자 파일을 복원 할 수 있기 때문에 정보를 검색 할 방법이 없어 전자 파일을 지우는 것이 중요합니다.
