환불을 거부하는 편지 쓰기 방법

머지 않아 모든 사업은 최선의 노력에도 불구하고 짧아집니다. 약속 한대로 또는 제 시간에 배달하지 못할 수도 있습니다. 귀하의 서비스가 고객의 기대에 미치지 못할 수도 있습니다. 일부 고객은 문제를 무시할 수 있습니다. 다른 사람들은 귀하에게 환불을 요청하는 서신을 보낼 수 있습니다. 환불하지 않기로 결정한 경우에도 고객에게 편지를 쓸 시간은 항상 있습니다. 귀하의 응답은 고객을 소외시키지 않으면 서 메시지를 전달하기 위해 재치가 있어야합니다.

고객이 실제로 환불 요청을 거절할지 결정하십시오. 그녀의 요청을 신중하게 평가하여 그것이 합당한 지 판단하십시오. 이 고객을 잃을 잠재력과 비즈니스 손실로 인해 귀사의 매출에 미칠 영향을 고려하십시오. 환불은 고객을 지키기위한 합리적인 비용 일 수 있습니다. 당신은 그녀를 대신하기 위해 상당한 돈을 광고에 써야 할 수도 있습니다. 장래에 할인 된 서비스를 타협하여 일종의 양보를 제공하는 것을 고려하십시오.

당신의 행동에 대한 이유를 요약하십시오. 마음 속이나 메모장에있을 수 있습니다. 글쓰기를 시작하기 전의 이유를 자세히 설명하고, 생각을 정리하고, 요점을 놓치지 않도록하십시오. 고객이 환불받을 자격이 있다고 느끼지 않아 환불을 거부하지만 상황에 대한 추가 사실을 기록해야합니다. 예를 들면, 제 시간에 서비스가 제공되었거나 당신이 말한 모든 것을했다고 가정합니다. 상황은 또한 구매자의 변심 사 중 하나 일 수 있으며 귀하의 제품이나 서비스에 대한 문제로 인한 것이 아닙니다.

편지의 초안을 작성하십시오. 재치있게 행동하라. 그러나 거부 이유를 직접 말해야한다. 구매자의 변심에 의한 구매자의 변심에 의한 것이라고 생각되는 경우, 귀하의 서신에 그 사실을 밝히지 마십시오. 합의 된 조건과 약속 된 조건 또는 품질에 따라 제품 또는 서비스가 제공되었다는 사실을 간단히 상세히 기술하십시오. 선의의 제스쳐로서 적절한 모든 양보를 제공하고, 누구나 잘못한 것이 아니기 때문에 그것이 분명하다는 것을 분명히하십시오. 고객에게 과거 사업에 대해 감사 드리며 장래에 그녀를 위해 봉사 할 수 있기를 바랍니다. 그녀에게 질문이나 의견이 있으면 사용할 수 있음을 나타냅니다.

명확하게 편지를 편집하십시오. 과정을 계속하기 전에 잠시 기다려주십시오. 종종 편지 나 기타 문서는 잠시 생각해 본 후에 상당히 달라 보입니다. 귀하가 쓰고 고객에게 보내는 것은 잠재적 인 영구적 인 기록임을 기억하십시오. 신중하게 톤을 검토하고,이 고객이나 그녀가 편지를 공유하는 사람들과 함께 불쾌감을 줄 수 있으며 향후 비즈니스 기회를 망칠 수있는 귀하의 서면에서 경멸 스럽거나 냉소적 인 말을 주시하십시오.

편지를 고객에게 보냅니다. 서명과 연락처 정보와 함께 정규 일급 우편을 보내십시오. 귀하의 기록을 위해 편지 사본을 보관하고 그녀의 이름으로 보관 한 고객 파일에 사본을 보관하십시오.