오늘날 많은 기업 및 주정부 기관이 비용 계정을 환급 계획으로 대체했습니다. 이 상환 계획은 직원이 승인 된 지출 이외의 다른 이유로 법인 또는 주 비용 계정을 사용하지 못하게합니다. 그러나 영수증의 항목을 추적하는 것이 어려울 수도 있습니다. 때로는 개인 경비가 사업 경비와 섞이게되고 문제를보고하고 공적인 사업을 위해 갚아야 할 경비만을 수령해야합니다. 이 경우 영수증을 설명하고 비용을 상환해야하는 이유를 설명하는 편지를 써야합니다.
날짜를 입력하여 편지를 시작하십시오. 회선을 건너 뛰고 담당자의 이름과 직함, 회사 이름 및 회사 주소를 별도의 줄에 입력하십시오. 다른 줄을 건너 뛰고 "Dear Ms./Mr. (성)"을 입력하고 콜론을 입력하십시오.
자신을 확인하고 편지의 목적을 즉시 설명하십시오. 예를 들어, "내 이름은 회계 부서의 Jill Harrison입니다. 나는 최근에 사업과 관련하여 Akron에 제출 한 영수증을 설명하여 지불해야하는 항목과 지불 할 필요가없는 개인 비용을 명확하게 설명하고 있습니다. 반제."
번호가 매겨진 목록에서 경비를 내야하는 경비를 상세히 기록하고 해당 경비를 처리하는 사람을 돕기 위해 해당 영수증과 영수증 날짜를 참조하십시오. 귀하의 조직이 하루당 음식, 숙박 또는 기타 품목에 대한 특정 달러 액수 만 할당 된 일당 기준으로 일할 경우 일당 비용을 세분화하여 프로세서가 일당 금액 미만으로 숙박했는지 확인할 수 있습니다.
영수증에 표시된 경비를 귀하의 개인 비용으로 기입하십시오. 이들이 무엇인지 설명 할 필요가 없으며, 귀하의 개인 비용임을 명시하십시오. 이 비용의 총계도 줘. 귀하의 사업체 또는 조직은 이러한 개인 물품과 관련된 세금을 상환 금액에서 삭제하도록 요청할 수도 있습니다.
귀하가 상환해야하는 금액의 끝 부분과 귀하가 상환을 거부 한 부분의 합계를 기입하십시오. 이 두 숫자는 영수증의 총 금액에 합산됩니다. 당신이 상환을 요구하고있는 달러 금액과 당신이 상환을 거부하고있는 달러 금액을주십시오; 종종 조직에서는 법적인 이유로 이러한 진술을 명확한 언어로 입력해야합니다.
그 시간 동안 프로세서에 감사 드리며 영수증을 정리해야하는 불편을 사과드립니다. 영수증 요금에 대해 질문이있을 경우를 대비하여 직장 전화 번호와 이메일 주소를 제공하십시오.
"Sincerely"를 입력하여 편지를 닫고 세 줄의 줄을 건너 뜁니다. 성명 및 직함을 입력하십시오. 회사 레터 헤드에 편지를 인쇄하고 입력 한 이름 위에 이름을 서명하십시오. 편지와 영수증 사본을 만들어 기록 용으로 보관하십시오. 상환을 처리 할 연락 담당자에게 편지를 보냅니다.
