레스토랑을위한 포괄적 인 파일 관리 시스템을 개발하면 직원 및 비즈니스를 효과적으로 관리 할 수 있습니다. 이중 파일링 시스템은 특히 파일이 온라인에 저장되는 경우에 효과적입니다. 파일은 사무실 파일 캐비닛과 같이 쉽게 찾을 수있는 위치에 저장 될 수 있으며 민감한 직원 및 재무 파일을 보호 할 수 있습니다. 온라인 하드 파일 시스템에는 더 많은 옵션이 있지만 실제 하드 카피 파일 시스템은 제출 된 정보의 양에 따라 선택되어야합니다.
접수 시스템 선택
온라인에 저장된 파일은 기밀 및 공개 범주로 나눌 수 있습니다. 비밀 번호는 금융이나 직원 파일과 같은 민감한 정보를 보호합니다. 직원이 정기적으로 액세스해야하는 파일은 공급 업체, 공급 업체 및 유지 관리와 같은 특정 제목 아래에 공유 폴더에 저장 될 수 있습니다. 캐비닛에 저장된 파일은 제목별로 알파벳 순으로 정렬 할 수 있으며 대용량 파일의 경우 카테고리별로 하위 분류가 가능합니다. 예를 들어, 공급 업체 파일에는 공급 업체 이름 또는 해당 회사를 식별하는 개별 알파벳순 파일이있을 수 있습니다.
금융
재무 보고서에 쉽게 액세스 할 수있는 파일 시스템을 개발하는 것은 일상 업무뿐만 아니라 월별, 분기 별 및 연간 회계 보고서 및 연말 및 세금 준비에 필수적입니다. 재무 정보는 잠금 상자 또는 암호로 보호 된 컴퓨터 파일과 같은 안전한 위치에 저장해야합니다. 서류에는 채무 및 채권, 급여, 대출 및 신용 한도, 내부 및 외부 감사 및 세금 기록 및 일일 영수증이 포함됩니다. 타임 라인의 파일을 분류하여 일일 판매 기록과 같이 정기적으로 참조하는 파일을 쉽게 찾을 수 있으며 분기 보고서와 같이 주기적으로 검토하는 파일은 캐비닛 후면에 있습니다.
고용
비어 있거나 완료된 고용 신청서, 오리엔테이션 및 교육 자료, 근무 일정 및 직원 보고서, 불만 또는 견책에 대한 서면 설명을 구성하십시오. 후자는 해고, 차별 또는 괴롭힘과 관련하여 직원이 고충을 제기하는 경우에 유용합니다. 직원 파일에 건강 기록 및 사회 보장 번호가 포함되어있는 경우 숫자 순으로 파일을 분류하고 숫자 키를 다른 위치에 저장하십시오.
공급 업체
공급 업체 파일을 식품, 음료, 맥주, 주류 및 레스토랑 공급 범주로 나눕니다. 현재 공급 업체 및 예상 공급 업체를위한 개별 파일을 포함하십시오. 파일에는 계약서, 주문 양식, 영수증, 가격 구조, 납기 일정, 담당자 이름 및 전화 번호가 포함되어야합니다. 벤더 파일을 출입문 가까이에 저장하거나 쉽게 참조 할 수 있도록 관리자 사무실에 저장할 수 있습니다.
보험
보험 파일에는 정책 사본과 각 정책을 대표하는 보험 대리인의 이름과 연락처 정보가 포함되어야합니다. 언제 정책을 재검토해야 하는지를 나타내는 갱신 차트를 포함하십시오. 비상 사태 발생시 외부로 보험 파일 사본을 보관하십시오.
건축 및 유지 보수
식당 시설의 소유 여부에 관계없이 유지 관리 및 수리 기록을위한 파일을 보관하십시오. 청소, 쓰레기 제거, 재활용, 일반 유지 보수, 배관 및 전기 수리 서비스 제공 업체 목록을 포함하십시오. 비디오 게임, 쥬크 박스 또는 자동 판매기의 유지 관리 정보를 저장하십시오. 공급 업체 파일, 유지 보수 및 긴급 연락처 번호는 직원이 신속하게 액세스 할 수있는 장소 (예: 여주인 용 책상, 출납기 용 책상, 술집 뒤 또는 부엌)에 있어야합니다.
건강과 안전
건강과 안전에 관한 문서를 보관하십시오. 여기에는 레스토랑의 보건부 보고서 및 인용문 사본, 손 씻기, 장갑 및 털넷 사용 및 상세한 장비 위생 지침과 같은 직원 건강 조치에 관한 서면 규칙이 포함됩니다. 또한 식품 취급, 준비 및 보관과 관련된 절차에 대한 문서를 포함하십시오. 관련 규칙 및 규정을 복사하여 직원이 볼 수있는 적절한 장소에 게시하십시오.
부상 및 사고
직원 및 고객 관련 부상 보고서를 포함하는 파일을 작성하십시오. 증인을 증언하여 각 사건에 대해 문서화하고 부상의 원인, 부상 및 결과에 따른 조치를 포함하여 최대한 많은 지원 세부 정보를 제공하십시오. 어떤 이유로 든 관계 당국이 식당에 전화하면 경찰 보고서 사본을 첨부하십시오.
