집주인이 사무실 직원을 교체 할 때, 특히 임차인과 자주 상호 작용하는 직원의 변경 사항을 임차인에게 알리는 것이 도움이됩니다. 세입자에게 편지로 다른 중요한 변경 사항을 조언하는 것은 쉽습니다.
변경 사항의 영향을받을 모든 임차인의 이름과 주소 목록을 수집하십시오. 예를 들어, 여러 곳의 공간을 임대하여 여러 임대 사무실을 운영하는 경우 변경이 발생한 임대 사무실을 다루는 세입자에게 변경 사항을 알리기 만하면됩니다. 물론 사무실이 하나뿐이라면 모든 임차인에게 경고하십시오.
회사 레터 헤드 상단에 편지를 준비하여 "공식"으로 만들고 대부분의 편지가 배포 될 것으로 예상되는 날짜에 날짜를 기입하십시오. 우편 편지 기술을 사용하여 각 편지를 개인화하거나 "Dear Tenant"라는 각 문자를 사용하여보다 일반적인 형식을 사용할 수 있습니다.
편지의 내용은 짧고 사업 적이어야하며 일반적으로 두 단락의 단락과 단락을 취해야합니다. 첫 번째 단락에 인사 변경 사항을보고하십시오. 새 직원이 출근하는 직원의 모든 의무를 맡을 것이라면 다음과 같이 의무를 기재하십시오. "Jennie Smith는 3 월 12 일에 회사를 떠날 것이며 Mary Jones와 교체 될 것입니다. Mary Jones는 임차인 불만 사항, 유지 보수 요청을 수집하고, 임대료를 징수하고 모든 관련 질문에 대답합니다."
다른 한편, 출근하는 직원이 이전에 수행 한 업무가 기존 직원 및 / 또는 신규 직원들에게 배포되는 경우 첫 번째 단락에서 해당 사항을 작성하십시오. "제니 스미스 (Jennie Smith)는 3 월 12 일에 회사를 떠날 것이며 메리 존스 (Mary Jones)가 임차인의 불만 및 유지 보수 요청을 담당하게 될 것이며 조 화이트 (Joe White)는 임대료 징수와 모든 관련 질문에 대한 답변을 담당하게 될 것입니다.
두 번째 단락에 모든 관련 날짜를 포함하십시오. 많은 경우에 예를 들어, 직원은 금요일에 출발하고 대체 팀은 다음 월요일을보고합니다. 다른 경우에는 출발하는 직원이 새로운 직원을 훈련하는 동안 짧은 기간 동안 겹치는 부분이 있습니다. 두 번째 단락을 닫으십시오. 앞으로 변경 될 때부터 모든 관련 질문, 의견 및 문제는 새로 책임지고있는 사람들에게 보내야하며, 다시 그 이름을 지어야합니다. 예를 들어, "3 월 15 일부터는 Mary Jones에 대한 불만 사항 및 유지 관리 요청을 처리하고 Joe White에게 임대료 관련 내용을 문의하십시오."
마지막 단락에서 임차인에게 우려 사항, 의견 또는 질문이 있으면 언제든지 연락해야한다고 알리십시오. 편지에 "진심으로"서명하고 그 뒤에 당신의 이름을 적으십시오.
팁
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임대인이나 직원은 이러한 유형의 서신을 직접 배달하거나 우편으로 보낼 수 있습니다. 또는 임대료 영수증과 함께 배포 할 수 있습니다.
일이 분명 할 때라도, 추잡한 충동을 피하고 너무 많은 정보를 제공하십시오. "Jennie Smith는 아기를 갖기 위해 떠나고있다."또는 "Jennie Smith는 결혼하여 신혼 여행을하고 있으며, 다른 곳으로 이사 할 것입니다."두 가지 모두 너무 많은 정보를 제공하는 예입니다. Jennie는 자신이 선택한 정보를 공유하고 비즈니스에 필요한 정보를 제공하도록 제한합니다.
