내부 통제 및 프로세스를 문서화하는 방법

내부 통제 및 프로세스를 문서화하는 것은 어려울 수 있습니다. 복잡한 프로세스는 쉽게 이해할 수있는 스타일로 제공되며 단순한 작업이 아닙니다. 좋은 일을하기 위해서는 구두 및 서면 형태의 훌륭한 의사 소통 기술이 필요합니다. 좋은 문서를 만드는 단계에는 직원 인터뷰, 관찰, 평가 및 조직이 포함됩니다. 문서 작성의 중요한 측면은 나중에 수정할 수 있도록하는 것입니다. 프로세스가 변경되고 결과적으로 문서도 변경되어야합니다.

인터뷰 직원. 그것이이 과정의 첫 번째 단계입니다. 가정을 확인하고 질문을하여 이해를 다시 확인하지 마십시오. 직원들이 자신이 말하는 것에 대해 직원에게 물어보십시오. 누군가가 종이를 승인해야한다면, 그 종이를 볼 것을 요청하십시오. 어떤 사람들은 테이프 레코더를 사용하기를 원하며 정보를 기록합니다. 누군가가 이야기하고 많은 세부 사항으로 동시에 프로세스를 보여주는 것이 좋은 생각 일 수 있습니다. "보여주고 말해라"는 길입니다.

주위를 관찰하십시오. 프로세스가 청구 요청에 인보이스를 첨부하는 경우 (예: 실제로 처리 중인지 확인) 여러 번 사람들이 특정 프로세스를 수행하는 올바른 방법을 알려주지 만 그것이 그것이 수행되는 방식이라는 것을 의미하지는 않습니다. 당신이 현실을 문서화하고 있기 때문에, 그 과정을 관찰하는 것은 인터뷰 중에 명확하지 않은 좋은 정보를 추가하는 데 유용 할 수 있습니다. 필링 캐비닛을 살펴보고 사람들이 책상에서 어떤 서류를 가지고 있는지 메모하십시오.

프로세스를 문서화하면서 프로세스의 효율성을 평가하십시오. 프로세스가 작동하지 않거나 두 번 수행되는 경우 해당 프로세스를 표기하십시오. 이것은 당신이 당신의 업무 문서화 과정에 가치를 더할 수있는 가장 좋은 방법입니다. 프로세스를 평가할 때 프로세스를 객관적으로보고 개선을위한 제안을 할 수 있습니다. 추천 할 때 반드시 프로토콜을 따르십시오. 주의 사항: 권장 사항으로 인해 프로세스가 변경된 경우 이전 프로세스뿐 아니라 개선 된 프로세스를 문서화해야합니다.

바인더에있는 파일 문서 및 폴더에있는 온라인 파일. 문서를 표준화하는 템플릿을 사용하면 쉽게 읽을 수 있습니다. 각 바인더 또는 폴더에는 영역에 대한 정보가있는 색인이 있어야합니다. 예를 들어, Accounts Payable에 대한 바인더를 사용하여 내러티브를 기록하고 프로세스를 문서화 할 수 있습니다. 급여에 관한 바인더와 채권에 관한 바인더가있을 수 있습니다. 프로세스에 관한 문서를 분리하면 사용자가 정보를 찾는 데 도움이 될 수 있습니다. 문서화 순서, 목차 등 모든 바인더에 대해 동일한 조직을 구성하십시오. 이는 변경이 필요할 때 특정 항목을 빨리 찾아야 할 때 매우 중요합니다.

팁

Word 또는 다른 프로그램을 사용하여 설명서를 만듭니다.

귀하가 작성하고 조직하는 데 드는 시간을 절약 할 수있는 해당 산업의 문서화 소프트웨어를 고려하십시오. 명확성을 높이기 위해 서술과 흐름도를 모두 고려하십시오. 전문 용어 나 머리 글자를 사용하지 마십시오.

다른 고려 사항은 다음과 같습니다. 짧은 문장을 쓰고 수동적 인 목소리를 피하십시오. 그것을 꾸미거나 판단을 내포하지 마십시오. 예를 들어 멋진 접수에 관해 쓰지 마십시오. 안내 원에 관해 써라. 실제 이름을 사용하지 마십시오. 항상 위치 이름을 사용하고 문서 전체에서 일관성을 유지하십시오. 관리자 나 감독자에게 문서가 올바른지 확인하도록하십시오. 문서의 기밀 정보에 유의하십시오. 수표 서명의 예나 기밀 정보를 보여주지 마십시오.