새로운 비즈니스 소유자의 경우 컴퓨터 파일 관리가 종종 연기되거나 무시되는 작업입니다. 그러나 대부분의 비즈니스는 컴퓨터 파일 형식으로 많은 양의 데이터를 저장, 검색 및 저장합니다. 그렇다면 비즈니스 파일 구조, 이해하기 쉬운 파일 명명법 등이 필요합니다. 강력한 창작, 저장, 조직 및 백업 프로세스를 통해 성장하는 비즈니스를 확장하는 데 도움이됩니다.
팁
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컴퓨터 파일 관리는 성장하는 비즈니스를 확장하는 데 도움이되는 비즈니스 정보를위한 강력한 생성, 저장, 구성 및 백업 프로세스입니다.
파일 관리가 비즈니스에 중요한 이유
새로운 비즈니스를 시작한다면 파일 관리를 간과하게됩니다. 많은 컴퓨터 파일을 가지고 있지 않을 가능성이 높으며 의심 할 여지없이 많은 관심을 끌고 있습니다.
그러나 처음부터 똑똑한 파일 관리 시스템을 구축하는 데 시간을 투자하면 앞으로 수년간 배당금을 지불하게됩니다. 파일에 대한 확장 가능하고 체계적인 시스템은 회사와 함께 성장할 것이므로 파일 수가 기하 급수적으로 증가하는 경우에도 파일을 안전하고 잘 정렬 된 상태로 유지할 수 있습니다.
또는 파일 관리를 연기하면 지저분하고 작동하지 않는 시스템이 만들어 지므로 시간과 효율성이 높아집니다. 이 시점에서 적절한 시스템을 채택하는 것은 비용이 많이 들고 고가의 컨설턴트와 추가 장비를 필요로합니다.
쉽게 이해할 수 있고 확장하기 쉬운 파일 관리 시스템은 중요한 비즈니스 자산입니다.
파일 구조 만들기
귀하의 비즈니스가 컴퓨터 파일을 구성하는 방법을 선택하면 일상적인 기능, 프로젝트 관리 및 고객 관계에 영향을 미치게됩니다. 올바른 문서를 신속하게 찾아서 검색 할 수없는 경우 비즈니스가 궁극적으로 고객 또는 그 명성을 잃을 수 있습니다.
파일을 구성하는 가장 좋은 방법은 비즈니스에 따라 다릅니다. 먼저 조직적 또는 계층 적 접근 방식을 선택하기 전에 비즈니스에서 문서를 만들고 작업하는 방법에 대해 생각하십시오.
내부 파일 구조는 넓고 얕거나 좁을 수 있습니다. 첫 번째 방법은 수많은 최상위 폴더와 하위 폴더를 만듭니다. 이로 인해 다수의 문서가 여러 폴더에 저장 될 수 있습니다. 두 번째 방법은 상위 폴더 내에 여러 폴더를 중첩합니다. 하이브리드 구조는이 두 유형의 계층 간의 균형을 맞추기 위해 만들 수도 있습니다. 개인적 선호와 비즈니스 필요성은 구체적인 접근 방식을 결정해야합니다.
검색으로 파일을보다 쉽게 찾을 수있는 파일 관리 서비스가 늘어남에 따라 일부 사람과 비즈니스는 파일 폴더를 모두 포기하고 모든 문서를 하나의 마스터 폴더에 덤프했습니다. 이것은 권할 수 없습니다. 모든 비즈니스는 평평한 구조로 쉽게 관리 할 수있는 것보다 1 년 안에 더 많은 문서를 만들 것입니다. 파일 분류에 도움이되는 일종의 파일 조직 구조를 만드는 것이 중요합니다. 그러면 파일을 쉽게 찾을 수 있습니다.
구현하기로 선택한 시스템은 사용하기 쉽고 안전하고 신뢰할 수 있어야합니다. 이 파일을 작성하고 작업 할 사람을 생각한 다음 파일 구조를 통해 작업 요구 사항을보다 잘 충족시킬 수있는 방법을 고려하십시오.
사용 편의성의 또 다른 주요 측면은 접근성입니다. 기본 문서 작업자가 모바일 장치에서 문서에 액세스해야하는 경우 파일 관리 정책을 수립 할 때 이러한 문서가 나열되고 액세스되며 해당 장치에서 어떻게 작동하는지 생각하는 것이 중요합니다. 또한 파일 관리 방식을 채택하여 모든 장치에서 파일을 동기화 할 수 있습니다.
마지막으로 파일 관리 시스템에 파일 백업 계획을 포함하십시오. 이상적으로는 파일의 여러 백업 복사본을 만들어야합니다. 이러한 백업은 다양한 컴퓨터에 저장해야하며, 적어도 하나는 직장 구내에 있지 않습니다. 컴퓨터 파일 관리 시스템에서 누가 백업을하는지, 얼마나 자주 그리고 어떤 기술을 사용하는지 지정하십시오.
필요한 컴퓨터 파일 찾기
이름 지정 규칙과 파일 구조는 필요할 때 올바른 문서를 신속하게 찾고 검색하는 데 도움이됩니다. 영숫자의 임의의 일련을 포함하거나 심지어 "DATE + CLIENT NAME"과 같은 규칙이 포함 된 파일 이름은 혼란스럽고 검색을 방해 할 수 있습니다.
파일 이름은 모든 사용자가 이해해야하며 각 파일의 유형, 목적 및 기본 내용을 쉽게 식별 할 수 있어야합니다.
일관된 파일 명명 규칙 외에도 파일 관리 시스템을 추가하는 것이 좋습니다. 이것은 파일 저장 및 구성을 도와주는 일종의 컴퓨터 응용 프로그램입니다. 그것은 소유자 및 후속 사용자, 생성 날짜 및 최종 수정 및 파일 작업 및 유지 보수에 도움이 될 수있는 기타 데이터를 추적 할 수있는 기능을 제공 할 수 있습니다.
Dropbox 및 Google 드라이브와 같은 파일 관리 서비스는보다 검색하기 쉬운 레이아웃과 인터페이스를 제공하여 사용자를 도울 수 있습니다. 복잡한 파일 구조 나 명명 규칙을 기억하는 대신 필요한 항목을 간단히 검색 할 수 있습니다.
귀하의 회사 정책을 글쓰기에 옮기기
구조 및 명명 규칙을 결정한 후에는 선택한 컴퓨터 파일 작업에 대한 모든 사양을 요약 한 비즈니스 용 문서 초안을 작성하십시오. 당신이 당신의 유일한 직원이더라도, 항상 그렇지 않을 수도 있습니다. 컴퓨터 파일 관리 정책을 간략히 설명하는 공식 문서는 향후 직원을 확대하고 고용 할 경우 도움이 될 것입니다. 또한 비즈니스가 일관된 파일 관리 방식을 유지하고 귀중한 파일의 보안을 유지하는 데 도움이됩니다.
