기업들이 처음으로 많은 수의 컴퓨터를 사용하기 시작했을 때, 전문가들은 "종이없는 사회"의 등장을 예고했습니다. 컴퓨터 혁명은 여전히 그 특별한 약속을 이행 할 수있는 방법을 가지고 있습니다. 그럼에도 불구하고 전통적으로 종이 기반 프로세스 (업무 및 개인 모두)는 계속해서 더 많은 전산화 된 양식으로 마이그레이션하고 있습니다.
서류
컴퓨터를 사용하면 문서 작성 및 편집 작업을 매우 쉽고 유연하게 처리 할 수 있습니다. 타자기와 달리 컴퓨터화 된 워드 프로세싱 프로그램은 문서에 대한 스타일, 서체 및 형식을 거의 무제한으로 선택할 수 있습니다. 보정 유체 또는 보정 테이프가 필요없이 입력 오류를 화면에서 쉽게 수정할 수 있습니다. 모든 텍스트 블록은 다시 타이핑 할 필요없이 한 문서에서 다른 문서로 쉽게 복사 할 수 있습니다. 아주 작은 노력으로 사진 및 기타 그래픽을 문서에 포함시킬 수 있습니다.
나누는
컴퓨터 화 된 시스템으로 문서를 공유하는 것은 간단합니다. 문서의 물리적 사본을 작성한 다음 수령인에게 우편 또는 팩스로 보낼 필요가 없습니다. 컴퓨터 화 된 시스템의 파일은 자신의 컴퓨터 화면에 문서를 표시함으로써 해당 시스템에 액세스 할 수있는 다른 사람과 공유 할 수 있습니다. 수신자에게 보낸 전자 메일에 문서를 첨부하기 만하면 회사 외부에서 문서를 공유 할 수 있습니다.
줄질
파일링의 목적은 문서를 저장하는 것이 아니라 쉽게 액세스 할 수 있도록하는 것입니다. 이 컴퓨터는 단순한 파일 캐비닛에서 결코 할 수없는 방식으로 탁월합니다. 전산 시스템에 제출 된 문서는 컴퓨터의 파일 제어 시스템에 의해 자동으로 색인됩니다. 이러한 색인은 문서를 얼마나 자주 이동하거나 편집하더라도 시스템에 의해 자동으로 업데이트되고 유지 관리됩니다. 컴퓨터가 특정 단어 나 구에 대해 많은 수의 문서를 검색하게하여 문서를 배치 할 수도 있습니다. 또한 컴퓨터 화 파일 시스템은 물리적 파일 캐비닛에 필요한 공간의 아주 작은 부분에 많은 수의 문서를 저장할 수 있습니다.
기능
단순히 정적 인 종이 문서의 전자적인 표현이 아닌, 전자 문서는 진정한 상호 작용적인 존재가 될 수 있습니다. 예를 들어 필인 (fill-in) 양식의 전자 버전은 실시간 오류 검사 및 검증을 통해 문서에 직접 데이터를 입력 할 수 있습니다. 계산 및 기능을 문서에 직접 구현할 수 있습니다. 예를 들어, 기존 고객은 전자 문서에 컴퓨터의 고객 데이터베이스 파일을 사용하여 사용자가 파일의 모든 고객 목록에서 고객의 이름을 간단하게 선택할 수있게함으로써 전자 문서에 나열 될 수 있습니다. 문서에 내장 된 로직은 주소, 고객 회계 번호 또는 기타 원하는 데이터를 포함하여 고객의 정보를 문서로 자동 전송합니다.
안전
회사 파일의 물리적 안전이 가장 중요합니다. 파일은 물리적 손상이나 파괴로부터 보호되어야합니다. 권한이없는 사람이 파일에 액세스하는 것을 방지해야합니다. 컴퓨터 화 파일 시스템은 이러한 작업을 단순화합니다. 컴퓨터 화 된 파일의 복사본은 네트워크 내의 여러 컴퓨터 플랫폼이나 오프 사이트 물리적 스토리지를위한 이동식 데이터 미디어에서 다양한 위치에 쉽게 생성하여 저장할 수 있습니다. 컴퓨터 시스템의 파일을 암호화하여 파일을 볼 수있는 권한이없는 사람이 파일을 읽을 수 없게 만들 수도 있습니다.
