회의록 보고서 작성 방법

좋은 회의록을 준비하고 쓰는 일은 누구나 약간의 준비와 세심한 배려로 얻을 수있는 기술입니다. 공정하고 정확한 회의 기록은 많은 기업에서 법적 요구 사항입니다. 비즈니스, 정치, 사회 또는 자원 봉사 단체를위한 분을 작성하든, 회의록은 조직 역사의 영구적 인 부분이 될 것입니다. 많은 경우, 수십 년, 수십 년 및 수세기 동안 분이 보관됩니다.

필요한 항목

비망록
참석자 목록
테이프 레코더
수첩

모임 의제, 회의록을 기록하는 데 필요한 참석자 및 장비 목록과 함께 회의에 일찍 도착하십시오. 회의 진행자 근처의 자리를 선택하십시오. 회의 진행자와 가까이 앉아 있으면 더 듣고 쉽게 설명 할 수 있습니다.

테이프 레코더를 사용하여 회의의 오디오 녹음 사본을 녹음 할 수 있는지 물어보십시오. 컴퓨터에서 메모를하고 올바르게 작동하는지 확인하고 컴퓨터에 장애가 발생할 경우를 대비하여 메모 작성 방법으로 사용할 수있는 종이 노트 및 필기 도구를 준비하십시오.

회의가 열리기 위해 호출 된 날짜와 시간을 기록하십시오. 임원 보고서 및위원회 보고서의 본질을 기록하십시오. 일반적으로 전체 보고서는 회의록에 첨부됩니다. 움직임이 발생할 때이를 기록하십시오. 누가 각 동작을 소개했는지, 누가 동작을 시작했는지, 그리고 동작이 승인되었는지, 즉 "수행 된"것으로 또는 실패했는지를 포함시킵니다. 의제 항목이 테이블에 표시되어 회의 중에 작동하지 않지만 나중에 보류 된 경우 항목을 테이블에 올리기 동작을 소개 한 사람과 해당 동작을이긴 사람을 기록하십시오. 녹음 메시지 및 후속 회의 날짜.

회의록 템플릿을 찾거나 작성하십시오. 조직에 이미 회의록 템플릿이있을 수 있습니다. 그렇지 않은 경우 온라인에서 사용할 수있는 많은 회의록 템플릿 중 하나를 사용하거나 자신 만의 템플릿을 만들 수 있습니다. 템플릿에는 표제, 본문 및 서명란이 필요합니다. 제목에는 조직의 이름과 회의 날짜, 시간 및 위치가 포함됩니다.

회의 의제를 가이드로 사용하여 템플릿의 본문을 만듭니다. 출석 통계, 지난 회의록 승인, 임원 및위원회 보고서, 구 사업, 신규 사업, 발표 및 폐회 시간과 같은 다음 항목을 포함하십시오.

비서처와 승인 기관을위한 서명란과 날짜 라인이 템플릿에 포함되어 있는지 확인하십시오.

템플릿을 사용하여 분을 준비하십시오. 과도한 세부 사항을 제거하십시오. 결정된 사항, 누가 조치를 취할 것인가, 예정된시기 및 조치가 언제 완료되는지를 조직이 알 수있는 방법을 기록하십시오. 첫 번째 초안을 마친 후에는 회의 오디오 녹음 내용을 검토하여 필요한 모든 것을 캡처했는지 확인하십시오. 그런 다음 분을 편집하십시오.

회의록은 조직이 취하는 행동 기록입니다. 그것은 말한 모든 것에 대한 기록이 아니라 성적표입니다. 전문적인 분을 지킵니다. 귀하의 의견, 판단 또는 해석을 포함하지 마십시오. "격렬한 논쟁"과 "탁월한 논평"과 같은 문구는 전문 회의록에 자리가 없습니다. 철회 된 동작은 절대로 포함하지 마십시오.

임원 및위원회 보고서를 완성 된 분에 첨부하십시오. 필요한 매수를 만드십시오. 가능한 경우, 다음 회의가 있기 전에 회의록을 배포하여 추가 및 / 또는 수정이 신속하게 이루어질 수 있도록하십시오.