많은 양의 정보를 요약해야 할 때 메모 나 편지를 사용하면 효율적인 방법입니다. 많은 사람들이 글쓰기가 어려우며 어휘력이 없다고 생각합니다. 그러나 필자 William Zinsser가 말했듯이, 글쓰기는 단순히 종이에 생각하는 것입니다. 당신이해야 할 일은 생각을 정리하고, 선택한 형식의 스타일을 따르고, 간단하고 명확한 언어를 사용하는 것입니다.
메모에 보고서 작성
헤더를 작성하십시오. 메모의 경우 메모를 읽어야하는 사람 (예:받는 사람: 모든 직원), 작성자 (보낸 사람: 귀하의 이름), 다른 사람 (CC:받는 사람의 이름) 날짜 (현재 날짜) 및 내용 (제목: 주제별 토픽)
편지 인 경우 "모든 직원에게:"와 같은 날짜와 인사말로 시작하십시오.
잠재 고객을 고려하십시오.일반 청중에게 글을 쓰고 있다면 모든 사람이 이해할 수있는 언어를 사용하십시오. 신입 사원은 회사 전문 용어를 알지 못하고 한 부서의 직원이 다른 부서의 용어를 이해하지 못할 수도 있습니다.
윤곽을 잡으십시오. 생각을 정리하면 명확한 글쓰기가 가능합니다. 잠재 고객이 무엇을 알고 싶어하는지, 그리고 무엇을 말하고 싶은지 고려하십시오. 보고서의 주요 결론과 사람들이 메모를 읽는 것이 의미하는 바를 강조하십시오.
강한 시작 진술로 시작하십시오. 보고서와 그 결론을 인정하십시오. 예를 들어, "최근의 생산성 연구의 결과로 우리는 인터넷 사용 정책에 몇 가지 변화를 일으킬 것입니다."
설명. 결론을 뒷받침하는 모든 데이터 또는 결과를 강조 표시하십시오. 컨설턴트들은 직원들이 전자 메일을 확인하고 판타지 스포츠 팀을 관리하는 데 하루에 두 시간을 보냈다는 사실을 발견했습니다. " 또한 변경 사항이 언제 발생하는지 독자에게 알리십시오.
적절한 경우 정보를 얻을 수있는 위치를 사람들에게 알려줍니다. 예를 들어, "금주의 주간 직원 회의에서 더 논의 할 것입니다"또는 "PDF 형식의 전체 직원이 전체 보고서를 사용할 수 있습니다." 메모에 서명하지 마라. 당신 이름이 메모 상단에 있습니다. 편지를 쓰고있는 경우, 상황과 선호도에 따라 이름, 성 또는 전체 이름과 직함을 사용하십시오.
번잡함을 다시 작성하고 자르십시오. 초안을 다시 읽고 불필요한 단어를 제거하십시오. 예를 들어 "스크랜튼 사무소는 회사 자원의 비 업무 용도를 제한하여 비생산적인 문제를 줄이기 위해 적극적으로 노력해야한다는 기업의 의견"은 "회사가 회사 재산의 개인적 사용을 제한하라고 회사에 요청했습니다." 우리의 생산성을 높일 것입니다."
교정 및 맞춤법 검사. 신뢰할 수있는 동료에게 문법과 어조를 확인하게하십시오. 잘못 작성된 문장은 의도하지 않은 방식으로 해석 될 수 있습니다. 또한 맞춤법 검사를 실행하고 자동 단어 교체 기능을주의하십시오. "인디애나"를 의미 할 때 보고서에서 "인도네시아"라고 말하기를 원하지 않습니다.
