비즈니스 형식으로 작성하는 것은 다른 유형의 작성과 다릅니다. 가이드 라인은보다 엄격하며 작성하는 스타일은 일반적으로 미리 결정됩니다. 비즈니스 스타일로 글쓰기를 할 때의 목표는 항상 전문적으로 보입니다. 귀하가 작성하는 대부분은 기존 고객 또는 잠재적 고객, 동료 또는 상사를위한 것입니다. 이러한 문서 중 일부는 귀하 또는 귀하의 회사 실적에 영향을 줄 수 있으므로 가이드 라인을 준수하는 것이 중요합니다.
비즈니스 편지를 작성할 때는 블록, 수정 된 블록 또는 세미 블록 형식을 사용하십시오. 블록 형식이 가장 일반적으로 사용됩니다. 이 형식에서는 단락 사이에 이중 공백을 제외하고 모든 것은 왼쪽 공백으로 정렬됩니다.
청중을 위해 문서를 작성하십시오. 너의 것 대신에 그들의 필요와 관심에 집중하라. 독자가 알아야 할 것에 대해 생각하고 특정 독자에게 정보를 전달하는 적절한 방법을 결정하십시오.
상사 나 고객에게 편지를 쓸 때 공식적인 분위기를 사용하십시오. 메모 나 이메일은 동료에게 비공식적 인 말투로만 사용하십시오.
긍정적 인 정보를 강조하고 독자에게주는 혜택에 중점을 둡니다. 이는 특히 부정적인 메시지가 포함 된 편지를 작성할 때 중요합니다.
명확하고 간결하게 작성하십시오. 단락을 짧게 유지하고 문서와 단락의 시작 부분에 중요한 정보를 기재하고 가능한 경우 목록을 사용하여이 작업을 수행 할 수 있습니다. 이렇게하면 일반적으로 시간을 눌러야하는 독자가 문서를 훑어 보더라도 중요한 정보를 찾을 수 있습니다.
문서의 교정을 통해 철자법, 문법 및 문장 부호 오류가 없는지 확인하십시오. 서면상의 실수로 전문가가 아니거나 부주의하게 보일 수 있습니다.
팁
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일반적으로 비즈니스 문서에서 "I"및 "You"라는 단어를 사용하는 것이 좋습니다. 그러나 단어 "우리"를 사용할 때는주의를 기울이십시오. 그러면 단어가 회사 전체에 반영됩니다.
비즈니스 편지에서 인사말을 보낸 후에는 항상 쉼표가 아닌 콜론을 사용하십시오.
