회의 중에 작업이 할당되고 회의 외부에서 완료되면 모든 회의 또는 프로젝트가 더 성공적으로 수행됩니다. 모임 작업을위한 3W (What, Who, 및 When)의 간단한 수식을 따르면 모임 시간과 정시 시간 외에 완료되는 생산 작업의 기회가 증가합니다. 적절한 조치 할당은 후속 조치와 관련된 문제점을 줄일 수 있습니다. 좋은 행동 임무는 문제에 대한 훌륭한 아이디어와 해결책을 시험 할뿐만 아니라 회의 도중 결정을 실행하는 데 도움이 될 것입니다.
필요한 항목
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종이 또는 마커 보드
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펜 또는 드라이 지우기 마커
회의가 끝나기 전에 회의 중에 확인 된 작업을 확인하고 추가 작업이 필요한지 여부를 결정하십시오. 행동이 무엇인지부터 시작하십시오. 그룹에게 "훌륭한 프로젝트 결과를 달성하기 위해해야 할 행동은 무엇입니까?" 이는 그룹이 수행해야 할 작업과 프로젝트 또는 팀에게 중요한 이유를 이해하는 데 도움이됩니다. 행동 항목을 표현할 때 행동 동사를 사용하고 실제로 올바르게 수행 된 행동을 고려하기 위해 실제로 필요한 것이 무엇인지에 대해 자세하게 설명 할 준비를하십시오.
그런 다음 WHO는 "최선의 사람들은 누구인가?"라는 질문에 각 행동을 취할 것입니다. 각 행동은 누군가에게 주어져야합니다. 그렇지 않으면 끝나지 않을 것입니다. 이것은 누가 할당 된 행동을 수행하는 데 필요한 모든 활동에 대해 책임 있고 책임을지는 데 동의 한 팀 또는 프로젝트 구성원입니다. 작업을 가장 적합한 자격을 갖춘 사람 또는 하위 팀에게 할당 할 수 있으며, 또는 모임의 누군가가 자원하여 수행 할 수 있습니다. 작업이 회의 외부의 사람에게 할당 된 경우 회의에 참석 한 사람이 회의에 참석하지 않은 사람에게 할당 된 작업을 설명해야합니다.
행동을 끝내고 휴회하기 전에 WHEN 부분을하십시오. 그룹에 질문하십시오. "우리의 프로젝트를 정시에 완수하기 위해 이러한 행동이 언제 시작될 예정입니까?" 각 작업의 마감일은 팀 또는 프로젝트가 작업을 완료하기 위해 작업을 완료해야하는 실제 달력 날짜 여야합니다. 날짜를 적시에 조치 할 책임이있는 사람을 보장하기 때문에 이것은 절대로 비워 두거나 최대한 빨리 작성하면 안됩니다. 날짜를 지정함으로써 조치를 취한 사람은 다른 작업으로 새 작업을 예약 할 수 있으며 그룹의 원하는 날짜까지 작업이 완료되지 않는 유효한 이유가 있을지 여부를 결정할 수 있습니다 늦은.
회의가 끝난 후 3W 작업을 회의 기록에 넣고 회의에 참석 한 사람이나 조치를받은 사람에게 배포합니다. 이 문서에는 모든 조치와 책임자 및 조치가 완료 될 때까지 기록됩니다.
팁
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후속 회의가있을 경우 해당 회의에 대한 알림이 발송 될 때 해당 날짜까지 만료되는 모든 작업과 일반적인 회의 세부 정보가 포함됩니다.
