정식 비즈니스 서신은 서신의 의도와 관계없이 특정 의정서가 필요합니다. 대부분의 경우, 비즈니스 편지는 간결하고 간결해야하며, 일반적으로 한 페이지에 맞추어야합니다. 명확하고 공식적인 작문 스타일을 사용해야하는 반면, 공간과 시간을 절약하기 위해 약어를 사용하는 것이 적절한 경우가 몇 가지 있습니다.
접두사 및 Honorifics
접두사와 honorifics 모두 인사말과 서신의 다른 부분에서 생략 될 것으로 예상됩니다. 예를 들어, 비즈니스 서신은 "친애하는 미스터 존스"가 아니라 "친애하는 존스 씨"로 시작합니다. 모든 접두사와 honorifics의 복수는 또한 여러 남성 수령자에 대한 "Messrs"와 여러 여성 수령자에 대한 "Mses"와 같이 축약됩니다.
회사 명
레터 헤드와 "내부 주소"에는 회사 이름이 표시됩니다 (발신자와 수신자의 이름). 회사 이름이 약어로 등록되어 있지 않으면 회사 이름의 일부를 축약하는 것이 적절하지 않을 수 있습니다. 예를 들어, 회사가 "Motts, Inc."로 등록 된 경우 "Inc." 내부 주소에 "Incorporated"라는 철자없이 마찬가지로 회사 이름의 일부가 아닌 경우 "&"대신 "&"를 사용하지 마십시오.
구애
봉투 앞면과 달리, 편지지, 머리글 또는 내부 주소의 일부일 때주의를 써야합니다. 예를 들어 수신자의 회사가 시애틀에있는 경우 내부 주소는 "Seattle, Washington 98101"으로 표시됩니다.
일반적으로 사용되는 약어
포스트 스크립트는 글자를 닫은 후에 추가되는 문장으로 항상 약어 "P.S."로 표현됩니다. 편지와 함께 추가 서류를 제출하는 경우 "인클로저"를 작성하고 그 뒤에 문서 수를 기입하거나 "Enc."를 약어로 표시 할 수 있습니다. 서명 아래에. RSVP는 수신자가 귀하의 서신에 응답하도록 요청할 때 허용되는 약어입니다.
주제와 타이피스트
비즈니스 서신의 제목은 "Regarding"이라는 약어 "Re"로 시작하는 날짜 아래에 표시 될 수 있으며 그 뒤에 짧은 주제에 대한 설명이 이어질 수 있습니다. 편지가 다른 사람을 대신하여 서명 된 경우 "p.p." 사용될 수있다. 예를 들어, 비서가 고용주를 대신하여 편지를 쓰는 경우 타이 피스트는 편지에 서명하고 서명을 "p.p." 고용주의 이름을 아래에 추가하십시오. "p.p." 라틴어 구 "per procurationem"을 의미합니다. 약어 "cc"는 전통적으로 "카본 카피 (carbon copy)"를 의미하지만 "카피 카피 (courtesy copy)"를 의미 할 수도 있습니다. 두 경우 모두 편지의 사본이 여러 통되어 발송되었음을 나타냅니다.
