직원을 고용하고 유지하는 모든 회사는 고용 한 직원별로 직원 또는 직원 파일을 유지해야합니다. 인적 자원 관리자는 의료, 재정, 형사 또는 보안 허가 기록과 같은 민감한 정보를 일반 직원 파일에 포함하지 않도록주의해야합니다. 이러한 유형의 정보는 주 및 연방법에 따라 안전한 장소에 보관해야합니다. 민감하지 않은 다른 유형의 정보는 직원 검토를 허용하거나 고용 소송에서 증거로 사용되도록 전용 직원 파일에 보관해야합니다.
예비 고용 기록
고용 전 의사 소통, 직위 설명, 초기 직업 신청서 사본, 이력서, 면접 노트, 구인 정보, 직원 핸드북 읽기 및 이해와 같은 서명 된 확인 양식은 직원의 파일에 보관해야합니다.
임금, 급여 및 세금 정보
이러한 유형의 서류에는 근무 시간 기록, 직원이 작성한 W-4 양식, 출석 기록, 직접 입금 승인서, 연례 W-2 진술서 및 직원의 집에서받는 임금에 영향을 미치는 아동 양육비 명령서가 포함됩니다.
성과 평가, 리뷰 및 사건
귀하의 회사가 주기적으로 성과를 검토하는 경우 특정 직원에 관한 각 리뷰의 사본을 직원의 인사 파일에 보관해야합니다. 또한 다른 직원 또는 경영진과의 분쟁, 행동 관련 문제, 결석 패턴, 부적절한 업무 수행 및 경고문에 관한 사건은 파일에 기록되어야합니다.
교육 및 교육
많은 직책에는 예비적이고 지속적인 교육, 교육 또는 인증이 필요합니다. 고용주는 직원이 완료 한 모든 교육 프로그램에 대한 기록을 보관해야합니다. 고용인이 해당 직업과 관련된 특정 코스에 대한 수료증을 발급받은 경우 사본을 파일에 보관해야합니다.
긴급 연락처 및 혜택
모든 고용주는 작업 환경이 위험한 지 여부와 관계없이 각 직원의 비상 연락처 목록을 파일에 보관해야합니다. 또한 직원의 직위와 관련된 모든 혜택을 기록해야합니다. 혜택에는 유급 휴가, 의료 보험, 학비 상환 프로그램 및 기타 보험이 포함될 수 있습니다.
