중소 기업이든 대기업이든, 비즈니스 과정에서 생성 된 문서를 적절하게 저장하고 관리하는 것이 중요합니다. 여기에는 디지털 파일 및 세금 환급에서부터 계약 및 프로젝트 보고서에 이르기까지 포함될 수 있습니다. 여기서 문서 및 레코드 관리가 제공됩니다. 주요 목표는 기록 된 정보를 처리하고 일반 작업 프로세스를 개선하며 데이터를보다 빠르게 검색하는 것입니다. 몇 가지 유형의 레코드 관리 시스템이 존재하며, 각각 고유 한 특성을 가지고 있습니다.
기록 관리 시스템이란 무엇입니까?
비즈니스 영수증이나 인보이스가 누락되거나 문서가 잘못 작성되거나 파일이 손상되면 비즈니스 소유자가 자주 제기하는 불만 사항입니다. 2005 년에서 2018 년 사이에 데이터 유출로 인해 미국에서 2 천 2 백만 건이 넘는 기록이 공개되었습니다. 또한 직원들은 자신의 회사 활동과 관련된 정보를 검색하는 데 절반의 시간을 소비합니다. 26 % 이상이 조직의 데이터 관리가 다소 혼란 스럽다고 말합니다.
크고 작은 회사는 일정 기간 동안 기록을 보관해야합니다. 예를 들어 은행 및 신용 카드 명세서는 최소 7 년 동안 안전한 장소에 보관해야합니다. 세금 환급 준비 서류에도 동일하게 적용됩니다. 투자 계정 명세서, 취소 된 수표 및 스텁 명세서는 최소 1 년 동안 보관해야합니다.
이 서류가 분실되었거나 손상된 경우 어떻게해야합니까? 해킹 당했다는 것을 알기 위해 컴퓨터를 켜는 것을 상상해보십시오. 사무실 건물에서 화재가 발생하면 모든 파일이 영원히 손실 될 수 있습니다. 물론, 복사본을 다른 위치에 보관할 수는 있지만 더 많은 공간과 비용이 소요됩니다.
RMS 시스템이라고도하는 레코드 관리 시스템은 모든 것을 훨씬 쉽게 할 수 있습니다. 이러한 종류의 소프트웨어를 사용하면 거래, 지불 및 기타 비즈니스 운영의 증거로 공식 기록을 저장하고 찾아서 사용할 수 있습니다. 최신 문서 및 기록 관리 프로그램에는 검색 도구, 검색 기능, 보존 및 분류 도구, 준수 추적 기능 등의 고급 기능이 있습니다.
레코드 관리 기능을 사용하면 필요할 때 언제든지 파일을 쉽게 사용할 수있을뿐 아니라 조직 내에서 워크 플로와 생산성을 향상시킬 수 있습니다. 직원들은 신속하게 데이터를 검색하고 정보를 처리하며 각 레코드 시리즈의 소유자를 식별하고 중복 된 데이터를 제거 할 수 있습니다.
클라우드 기반의 레코드 관리 소프트웨어
클라우드 기반의 레코드 관리 시스템을 사용하면 모든 문서를 한 곳에서 관리 할 수 있습니다. 이 디지털 스토리지 솔루션은 조직 내의 파일에 대한웨어 하우스 역할을하므로 언제 어디서나 액세스 할 수 있습니다. 원격 팀이있는 회사는 물론 여러 위치에 사무실이있는 회사에 특히 유용합니다.
이 유형의 RMS 소프트웨어는 파일을 안전하게 유지하고 루틴 백업을 수행하기위한 추가 프로그램이 필요하지 않습니다. 또한 사용자는 특정 파일을 다른 팀 구성원에게 할당하고 이메일을 앞뒤로 보내지 않고 실시간으로 알림을 보낼 수 있습니다. 데이터는 호스트의 서버에 저장되기 때문에 사이버 공격에 덜 취약합니다.
엔터프라이즈 레코드 관리 소프트웨어
대규모 조직은 일반적으로 엔터프라이즈 레코드 관리 소프트웨어를 선택합니다. 이러한 프로그램은 고급 기능을 갖추고 있으며 많은 양의 데이터를 저장, 구성 및 처리 할 수 있습니다. 엔터프라이즈 RMS 시스템을 사용하면 실제 및 디지털 레코드를보다 쉽게 관리하고 각 파일의 상태와 위치를 추적하며 레거시 시스템에서 최신 소프트웨어로 데이터를 전송할 수 있습니다.
최상의 결과를 얻으려면 보안 사용자 액세스 제어, 실시간 데이터 인덱싱 및 폐기 관리 메커니즘이있는 프로그램을 선택하십시오. 신뢰할 수있는 엔터프라이즈 RMS 시스템을 사용하면 기록을 보류하고 전체 텍스트 검색을 수행하며 모든 소스의 모든 형식으로 실제 및 디지털 레코드를 가져올 수 있습니다. 이러한 기능을 통해 비즈니스 운영을 합리화하고 더 나은 의사 결정을 내릴 수 있습니다.
이러한 유형의 레코드 관리 소프트웨어는 여러 다른 카테고리로 더 세분화 될 수 있습니다. 컨텐츠 관리 시스템, 문서 관리 시스템 및 디지털 이미징 시스템은 언급할만한 몇 가지 예입니다. 선택할 수있는 하나는 회사의 필요와 예산에 따라 다릅니다.
