스케줄링은 아무도 원치 않는 일상적인 관리 작업 중 하나입니다. 그러나 중요한 날짜와 이정표를 기록하는 체계적인 방법을 개발하지 못하면 최선의 계획을 망칠 수 있습니다. 마스터 캘린더는 중요한 날짜를 포함하고 자동화되어야하며 사람들에게 다가오는 날짜를 알리는 간지럼 시스템을 포함해야합니다. 마스터 캘린더를 효과적으로 만들기 위해서는 직관적이고 효율적이어야하며 모든 사용자를 위해 잘 작성된 절차가 있어야합니다.
한 사람을 정비 및 백업에 대한 책임을 지도록 지정하십시오. 이 사람은 배포 전에 달력에 주요 날짜를 검토하고 입력해야합니다.
최종 날짜와 마감일을 입력하십시오. 최종 날짜는 아마도 공동 마스터 달력을 만들고 유지하는 가장 중요한 이유 일 것입니다. 이 날짜는 눈에 잘 띄고 굵은 글씨, 색갈 또는 모두 대문자로 입력해야합니다.
마감일 이전에 간지러움 날짜를 결정하기 위해 전문가 및 지원 직원과 협력하십시오. 이것은 활동과 조직에 달려 있습니다. 예를 들어, 주요 예산 회의 1 주일 전에 미리 알림을 제공 할 수 있습니다. 그러나 해피 아워 그룹은 이벤트 1 시간 전에 미리 알림 만 필요할 수 있습니다. 이벤트가 직계 사무실에 없으면 여행 시간에 맞추기를 원할 것입니다.
사용자에게 변경 사항을 알리는 프로세스를 결정합니다. 이것은 공식적 또는 비공식적 인 과정 일 수 있습니다. 그러나 절차에서 명확하게 설명해야합니다. 또한 변경 사항을 확인하는 방법을 제공해야합니다. 이것은 모든 직원 또는 회의 참석자에게 확인 요청이있는 빠른 이메일 일 수 있습니다.
후속 조치 날짜를 포함 할 수있는 옵션을 제공하십시오. 후속 날짜는 다른 회의의 결과로 나타나는 날짜입니다. 즉, 원래 회의에 첨부됩니다. 다음 모임 전에 재무가 완료 될 수있는 AR (조치 필요)이 있습니다. 후속 날짜를 원래 미팅에 첨부 할 수 있으므로 프로세스를 자동화하고 다음 미팅이나 이벤트에 효율성을 높일 수 있습니다.
매일 및 매주 마스터 캘린더를 인쇄하여 배포하십시오. 이는 조직에 따라 선택 사항입니다.
캘린더를 중앙 위치에 배치하십시오. 온라인, 공유 파일 또는 공유 게시판에있을 수 있습니다.
