귀하의 비즈니스를위한 내부 통제 시스템을 설계하는 것은 회사의 상세한 운영 계획과 이해를 필요로합니다. 내부 통제는 여러 가지 목적을 가지고 있지만, 주요 목적은 비즈니스가 의도 한대로 운영되고 직원이 상품이나 돈을 유용하지 못하게하는 것입니다. 내부 통제를 통해 사업 소유자는 모든 작업을 개인적으로 감독하지 않고도 모든 것이 제대로 작동하고 있음을 알 수 있습니다.
생산, 재고 관리, 미수금, 미지급금, 은행 화해 및 도난 또는 은폐로 사기를 저지를 수있는 기타 프로세스에 대해 비즈니스의 주요 프로세스를 검토하십시오. 개인이 책임지는 프로세스의 각 부분에 이름이나 직위를 기입하십시오. 프로세스가 어떻게 작동하는지 잘 모르겠 으면 "현장에서"시간을 보내고 프로세스를 보거나 책임자의 질문을하십시오.
회사 자산을 훔칠 수있는 기회를 허락하는 약점에 대한 각 프로세스의 각 단계를 평가하십시오. 한 개인이 자산 양육권과 양육권을 모두 보유한 분야에 중점을 둡니다. 예를 들어, 한 명의 직원이 금전 등록기를 통제하고 밤늦게이를 조정할 책임이있는 직원은 화해를 위조하여 돈을 훔쳐 숨길 수 있습니다. 또 다른 예는 들어오는 메일을 여는 책임이있는 한 명의 직원이 있고 메일에 도착한 채권 수표를 기록하는 책임도 있습니다.
약한 내부 통제를 평가 한 분야의 절차를 변경하십시오. 가능하면보고 기능에서 구금 기능을 분리하십시오. 다른 사람들이 각 업무를 수행 할 수있는 직원이 충분하지 않을 수도 있지만 직원들간에 대체 기능은 가능한 경우 호환되지 않는 기능을 분리해야합니다.
새로운 절차를 철저히 문서화하고 직원들에게 숙지하십시오. 새로운 절차가 얼마나 효율적인지 직원들로부터 피드백을받습니다. 절차가 비즈니스 및 운영상의 관점에서 의미가 있고 컨트롤처럼 이해 될 수 있도록하는 것이 중요합니다. 피드백에 따라 절차를 조정하지만 항상 컨트롤의 목적을 명심하십시오.
아직 휴가 정책을 시행하지 않은 경우 필수 휴가 정책을 구현하십시오. 사업에서 만성 도둑질 문제의 대다수는 도둑의 기능을 수행 한 사람이 없기 때문에 계속 허용됩니다.도둑질하는 직원이 휴가를 잡아야하고 다른 사람이 그 사람을 위해 채울 때, 그들은 범죄를 은폐 할 수 없습니다. 이 정책은 절도를 예방할뿐만 아니라 문제가 발생할 경우이를 밝힐 수 있습니다.
팁
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최소 1 년마다 내부 통제의 효과를 평가하고 필요할 경우 개선하십시오.
경고
직원들이 자신이 신뢰할 수 없다고 생각할 것을 두려워하여 강력한 내부 통제를 수행하는 것을 두려워하지 마십시오. 정직한 직원들은 제대로 설계된 환경에서 일하기를 원합니다.
