상사를 위해 보고서를 작성하는 직원이든, 총괄 관리자에게보고하는 비즈니스 소유자 가든 관계없이 가장 좋은 도구는 "이유 - 방법"프레임 워크입니다. 왜이 보고서를 쓰고 있니? 독자는 어떤 정보를 알아야합니까? 추천이나 결론을 어떻게 발표 할 예정입니까? 이 구조를 따라하면 문서에 논리적 흐름이 생깁니다. 상사 나 임원에게 정보에 입각 한 사업 결정을 내리는 데 필요한 정확한 정보를 제공합니다.
왜 초점을 맞 춥니 다?
보고서를 쓰는 이유를 이해하십시오. 보고서의 목적이 명확해야합니다. 그렇지 않으면 잘못된 청중에게 글을 작성하거나 중요한 정보를 남겨 둘 수 있습니다. 필요한 경우 질문하십시오. 보고서가 여러 부서에 배포되는 경우 각 부서의 문제를 다루는 개별 섹션을 포함해야하는지 고려하십시오.
포함 할 정보 결정
재무 데이터, 차트 및 그래프와 같은 필요한 정보를 수집하십시오. 자신의 의견과 관련된 사람들의 인터뷰. 그런 다음 잠재 고객이 알아야 할 가장 중요한 사항을 결정하십시오. 두드러진 포인트를 강조하는 몇 개의 단락을 작성하거나, 정보를 글 머리 목록 항목으로 구성하십시오.
권장 사항 제시 방법 결정
보고서에 제목을 지정하십시오. 임무의 세부 사항이나 보고서 작성 이유를 간략하게 설명하십시오. 정보 수집 방법을 설명하십시오. 예를 들어 핵심 주제에 따라 논리적으로 보고서 본문을 구성하십시오. 주제를 철저히 조사했음을 보여주는 충분한 정보를 포함하십시오. 조사 결과를 바탕으로 결론이나 권장 사항으로 보고서를 끝내십시오.
전체 요약 추가
보고서의 시작 부분으로 돌아가 보고서의 요점을 요약 한 두 단락을 추가하십시오. 또는 글 머리 기호를 사용하여 아이디어를 구조화하십시오. 행정상 개요는 당신의 두목이 읽을 시간이있는 모두일지도 모르다 그래서 모든 관련 정보를 포함하게 확인하십시오. 간단히 말해, 보고서는 무엇에 관한 것입니까? 주요 결과는 무엇입니까? 당신은 무엇을 제안하거나 추천합니까? 다음은 어떻게 될까요? 1 ~ 2 분의 독서 시간 내에 보고서의 본질을 전달할 때까지 요약을 편집하십시오.
보고서 서식 지정
회사 스타일 가이드가있는 경우 팔로우하십시오. 그렇지 않으면 보고서를 읽기 쉬운 형식으로 서식을 지정하여 가능한 한 쉽게 스캔 할 수 있도록하십시오. 명확한 제목을 사용하여 주제를 구분하십시오. 이렇게하면 상사가 보고서에서 관련 페이지를 쉽게 찾을 수 있습니다. 중요한 사실을 큰 글꼴이나 굵게 인쇄하여 강조하는 것을 고려하십시오. 재무 제표, 인쇄물 또는 기타 보조 서류를 보고서 마지막에 부록으로 정리하십시오.
확인 및 교정
적절한 맞춤법 및 문법에 대한 보고서를 확인하십시오. 온라인 맞춤법 검사 및 문법 검사가 유용하지만 항상 문맥을 허용하지는 않습니다.가능하다면, 누군가가 오류에 대해 눈으로보고를 교정하게하십시오. 교정자에게 일반적으로 보고서를 비평하도록 요청하십시오. 미완성 된 생각을 남겼습니까? 업계 용어를 일관되게 사용 해본 적이 있습니까? 이해하기 쉬운가요? 별의 어휘로 인상을 심어서는 안됩니다. 대신 명확하게하기 위해 노력하십시오.
