위원회에 참석 중이며 회의를 논의하기 위해 보고서를 작성해야하는 경우 회의 준비가되어 있는지 확인하고위원회 보고서를 작성하는 방법의 기본 사항을 이해하는 것이 중요합니다. 몇 단계를 거치면 처음부터 끝까지 당신을 데려 갈 수 있으며위원회의 진행 상황을 모니터링하는 개인이나 그룹에게 준비 할 수있는 완벽한 보고서를 준비하게됩니다.
펜과 종이 또는 노트북을위원회 회의에 가져 오십시오. 제목과 시간을 포함하여 날짜, 시간, 참석자를 기록하십시오. 의제에 대한 주제와 특정 시간없이 토론 된 내용을 적어보십시오. 동의 한 사람과 동의하지 않은 사람, 이유 및 회의 중에 발생한 기타 중요한 정보를 기록하십시오. 위원회 주제가 합의되지 않았고위원회가 차기 회의까지 토론을하기로 결정한 경우,위원회가 그 주제에 관해 다시 만날 때 반드시 메모 해 두는 것이 좋습니다.
모든 정보를 정리 된 형식으로 제공하여 회의를보다 자세히 검토하는 메모에서 보고서를 개발하십시오. 날짜, 시간, 회의 기간 및 참석자가 포함 된 표지로 시작하는 것이 좋습니다.
위원회 회의의 첫 번째 주제뿐만 아니라위원회의 투표에 대한 정보를 포함하여 토론 된 내용과 결정된 내용에 대한 자세한 정보를 작성하여 계속하십시오. 각 주제를 검토하고 동일한 작업을 수행하십시오. 위원회의 유형과 회의의 이유에 따라 조치가 취해지지 않거나 조치가 결정되지 않은 경우 잠재적 인 위험 요인을 포함 할 수 있습니다. 위원회가 다시 만날 때 씁니다. 목록 맨 아래에 보고서를받을 사람들의 목록을 작성하십시오.
보고서를 읽고 구두점 및 문법 오류가 없는지 확인하십시오. 위원회 보고서를 검토하여 내용이 정확한지 확인하고 메모로 다시 확인하십시오. 완전한 회의 보고서를 작성하기 전에 필요한 경우 문서를 수정하십시오.
이사회, 이사회, 기타위원회, 관리자 또는 기타 관련자에게 사본을 작성하고 보고서를 참석자에게 제공하십시오.
팁
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미팅을 테이프로 녹음하려면 미팅을 녹음하기 전에 각위원회 멤버의 허가를 받았는지 확인하십시오.
경고
필러를 피하기 위해 주제에서 벗어난 보고서에 정보를 넣지 말고 사실에 충실하십시오. 예를 들어,위원회 위원 중 일부가 자녀에 관해 말하기 시작한 경우, 어린이를위한 독서 프로그램과 같이위원회가 수행중인 일부 업무와 관련이 있지 않으면 포함시키지 마십시오.
