회사의 청구 절차를 변경하면 수많은 고객과 비즈니스를 수행하는 방식에 영향을 미칠 수 있습니다. 예약 된 송장 일자를 변경하거나 지불 금액을 인상하거나 고객에게 사전 통지하지 않고 조건을 수정할 수는 없습니다. 그렇지 않으면 전화, 불만, 수익 손실 및 부정적인 의견의 전망에 직면하게됩니다. 고객에게 보내는 편지를 작성하여 새 정책의 "사람, 시간, 장소 및 장소"에 대한 완전한 답변을 제공하십시오.
목적을 명확히한다.
절차상의 변화에 대한 공식 발표는 정보의 출처, 그것이 영향을 미치는 인구 및 변화의 본질에 대한 명확한 진술로 시작되어야합니다. 이 목적을 달성하려면 수령인이 귀하의 신원을 즉시 알 수 있도록 회사 레터 헤드를 사용하십시오. 편지 병합 프로젝트로 워드 프로세싱 소프트웨어에 메시지를 설정 한 경우 각 문자에 맞춤 인사말을 통합하여 메시지를 비 개인화하는 "Dear Valued Customer"소개를 피할 수 있습니다. 수령인의 사업에 대한 감사를 재확인하고 간단한 첫 단락에서 정책 기본을 설명하십시오. 예를 들어, "귀하를 소중하게 생각하기 때문에 귀하의 계정에 영향을 미치는 결제 절차가 곧 바뀔 것임을 알려 드리기 위해 연락드립니다."
세부 정보 제공
의사 소통의 전체 주제를 소개 한 후 다음 단락의 요점을 읽으십시오. 가능한 한 간결하게 - 앞으로 올 변경과 새로운 규칙이 이전과 어떻게 다른지 설명하십시오. 고객은 정책이 고객에게 미치는 영향을 정확히 알고 싶어합니다. 분명히 제기되는 모든 질문에 대한 명확하고 논리적 인 설명을하지 못하면 편지가 수신자의 우편함에 도착한 직후 전화가 울리기 시작합니다. 필요한 세부 사항을 모두 확인했는지 확인하기 위해 친구, 동료 또는 다른 외부인에게 프로토 타입 단계에서 편지를 읽고 제기 한 질문에 비추어 메시지를 수정하도록 요청하십시오.
타이밍 확인
변경 사항이 적용될 때 정확하게 묘사하십시오. 고객이 특정 월의 결제주기에 유효한 새 수취인 주소를 사용해야하는 경우 "월 및 연도로 시작하여 수표를 주소로 보내주십시오."라고 알려주십시오. 고객이 지불 조건을 변경하면 "월급 기준 최소 금액을 월 및 연도 현재 잔액의 번호 퍼센트로 올리려고합니다."라고 말합니다. 혼란을 피하기 위해이 타이밍 문을 사용하여 변경 사항을 요약하고 완전한 날짜를 제공함으로써 편지가 고객의 파일에 대한 미래의 참조가 될 수 있도록하십시오.
공식화하기
편지를 닫기 전에 변경 사항이 선택 조항을 나타내지는 않았지만 친근하면서도 분명하게 설명하십시오. 고객은 자신의 계좌를 폐쇄하는 것 외에는 귀하의 수속을 거부 할 수 없다는 사실을 깨달아야하며, 변경 날짜가 지나서도 귀하와 계속 비즈니스를한다는 것은 새로운 규칙을 수락하고 동의한다는 것을 확인합니다. 귀하의 레터 헤드에 귀하의 이름과 연락처 정보가 모두 표시 되더라도 귀하의 이름과 연락처 정보를 제공하고 질문이나 의견이 있으면 고객의 전화를 환영한다는 사실을 강조하십시오.
