정책 변경 서신은 작성이 어렵습니다. 변경 사항은 대개 클라이언트 또는 직원이 필요하지 않더라도 대개는 바람직하지 않기 때문입니다. 부정적인 뉴스를 전하는 편지와 마찬가지로 정책 변경 편지는주의 깊은 준비와 배려가 필요합니다. 신중하게 편지를 쓰면 변경 이유를 설명하고 고객이나 직원의 선의를 유지할 수 있습니다.
회사 레터 헤드를 사용하십시오. 이 편지는 정책 변경에 대한 법적 통지이므로 공식 및 공식적으로보아야합니다.
전체 날짜를 입력하십시오. 줄 간격을 건너 뜁니다.
받는 사람의 이름, 조직 및 주소를 입력하십시오. 이 서신이 모든 직원 또는 모든 고객에게 대량 발송되는 경우 이름과 주소를 생략하거나 워드 프로세서 프로그램의 편지 병합 기능을 사용하여 각 서신의 이름과 주소를 자동으로 입력 할 수 있습니다. 다른 줄 간격을 건너 뜁니다.
"Dear Mr. / Ms. (Name)"을 입력하고 콜론을 입력하십시오. 이것이 대용량 편지 인 경우 "귀중한 고객"또는 "친애하는 직원"과 같은 일반적인 인사말을 사용하십시오. 다른 줄 간격을 건너 뜁니다.
정책 변경을 초래 한 문제를 설명함으로써 서신을 시작하십시오. 수령인을 설득하는 데 도움이되는 사실이나 통계를 사용하십시오. 항상 문제를 처음으로 부정적인 메시지로 토론하십시오 - 수령인이 문제를 이해하면 더 나은 해결책을 수락 할 것입니다.
명확하고 명확한 언어로 정책 변경을 설명하십시오. 새로운 정책이 언제 효력을 발휘하는지, 정책을 따르지 않은 결과 및 직원이나 고객이 변경을 수행하는 데 필요한 세부 사항을 설명하십시오.
그녀의 시간과 협력에 대해 고객이나 직원에게 감사드립니다. 그녀가 정책에 대해 질문이있는 경우 사용할 연락 정보를 제공하십시오.
"Sincerely"를 입력하고 세 줄의 줄을 건너 뜁니다. 성명 및 직함을 입력하십시오. 입력 한 이름 위에 이름에 서명하십시오.
귀하의 기록을 위해 편지 사본을 만들고 귀하의 법무부에 다른 사본을 제공하십시오. 원본 편지를 우편으로 보냅니다. 정책 변경이 중요하거나 법 개정으로 인해 변경된 경우, 각 수령자가 서신을 수령 한 날짜를 기록 할 수 있도록 공인 우편으로 편지를 보냅니다.
팁
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편지를 짧고 예의 바르게 유지하십시오. 부정적인 뉴스를 지나치게 설명하면 정책 변경시 의도하지 않은 허점이 생길 수 있습니다.
