콘도미니엄 협회 가든 다국적 기업이든, 회의록은 그룹이 취한 모든 행동에 대한 법적 기반을 형성합니다. 세출, 정책, 구매 - 기업 활동 (비영리 또는 영리 목적)은 분 단위로 기록해야합니다. 어떤 조직은 다른 사람들보다 더 비공식적인데, 교회위원회에서 이웃 사람이 이사를하기 위해 이사하는 것을 듣지 않을 것이지만, 모두는 치리회의 결정에 따라 운영해야합니다. 의사록은 그러한 행동에 대한 증거를 제공하고 의사의 의도를 정의합니다.
준비되다
앞서 계획하십시오. 회의 전에 의제와 회원 또는 회의 참가자 목록을 준비하십시오. 귀하의 그룹이 관습 적으로 의제와 함께 운영하지 않는다면, 집중을 유지하기 위해 그렇게하기 시작하도록 권장하십시오. 사업을 수행하는 데 필요한 회원 수를 알아보십시오. 필요할 경우 수분 내에 정족수의 존재를 기록 할 수 있습니다.
노트에 사용할 템플릿을 만듭니다. 날짜, 시간 및 장소에 대한 공란과 참석자 및 결석을 체크하기위한 회원 체크리스트를 포함하십시오. 회의에 공개 입력이 포함되는 경우 이름에 대한 줄과 각 주소에 대한 문제를 포함하십시오. Meetingtemplates.com과 같은 여러 웹 사이트에서는 다양한 유형의 회의를위한 무료 템플릿을 제공합니다.
회의에서 날짜, 시간, 장소, 참석자 및 정원 회 정보를 기입하십시오. 회의를 소집 한 사람과 시간을 기록하십시오. 가능하다면 출석중인 일반 대중에게 그들의 이름을 등록하도록 요청하여 철자법을 묻지 않아도됩니다. 대규모 회원 그룹에서는 출석 체크리스트를 다시 한번 확인하기 위해 가입 서를 회람하십시오.
정확한 실행
각 문제 및 각 조치를 기록하십시오. 동의 한 회원의 이름을 항상 포함 시키십시오. 첫 번째 동의는 일반적으로 이전 회의록을 수락하고위원회 보고서를 따르는 것입니다. 권고 사항 및 이에 응한 조치를 포함하십시오. 최종 회의록을 포함하도록 작성된위원회 보고서를 보존하십시오. 토론을 요약하지 마십시오.
각 동작의 정확한 재 작성과 함께 행동을 소개, 이동 또는 옹호하는 사람들의 이름을 기록하십시오. 많은 조직에서는 초 모션을 기록합니다. 주저하지 말고 재 표식이나 설명을 요구하십시오 -이 공식 기록은 그룹을 특정 행동으로 묶습니다.
조직의 시스템에 따라 투표를 기록하십시오. 최소한 투표 수가 필요합니다. 일부 단체는 이름을 추가하고 각 개인이 어떻게 투표했는지 기록합니다.
휴교 시간과 방법을 기록하십시오. 비서직 자로 귀하의 이름을 서명하십시오.
팔로우 스루
회의록이 마음에들 때 즉시 분을 적어보십시오. 보고서 또는 전시회 목록과 함께 1-2 일 이내에 승인을 받기 위해 리더에게 안내하십시오.
이메일, 일등석 메일, Microsoft OneNote와 같은 공유 응용 프로그램 또는 Google 드라이브와 같은 클라우드 프로그램을 통해 요청한 회원 및 참석자에게 회의록을 보냅니다.
공식적인 사본을 준비하고 영구 기록을위한 원본 보고서와 전시회를 첨부하십시오.
팁
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미팅 노트를 추상 템플릿에 맞추기보다는 조직의 요구에 맞는 템플릿을 완성하십시오. 많은 비즈니스 템플리트는 조직 또는 공개 미팅에 너무 비공식적입니다.
조직에서 Robert 's Rules of Order를 사용하도록 권장하십시오. 공식 및 비공식 회의에 적용 할 수있는 널리 사용되는 형식입니다.
