문서 관리는 조직이 모든 형식의 문서를 생성, 제어, 보안, 저장, 검색, 공유 및 폐기하는 데 사용하는 프로세스입니다. 정보 확산, 빠른 기술 변화 및 보안 문제가 발생하는 시점에서 문서 관리 시스템을 구축하는 조직은 올바른 비즈니스 관행뿐만 아니라 정부 및 국제기구가 공표 한 규칙, 규정 및 표준을 고려해야합니다.
규칙 만들기 실체: 재정
수많은 연방 기관이 조직에 문서 관리 규칙을 준수하도록 요구하는 규정을 발행합니다. 다음은 그러한 단체, 그들이 영향을 미치는 조직의 유형, 법령 또는 규정에 대한 요약입니다.
SEC 17a-4의 증권 거래위원회 (Securities and Exchange Commission)는 브로커, 애널리스트 및 증권 거래와 관련된 다른 사람들을위한 문서 관리 규칙을 제공합니다.
섹션 404 및 409의 사베 인 - 옥 슬리 법은 모든 상장 기업뿐만 아니라 회계 회사, 감사원 및 증권 거래와 관련된 문서 관리에 영향을 미칩니다.
21 세기 법의 수표 소급 (Check 21)은 수표 처리를 규제하고 은행 업계에 적용됩니다. 그것은 연방 준비 은행에서 관리합니다.
Gramm-Leach Bliley Act는 금융 기관이 보유한 소비자의 금융 정보를 보호하고 여러 연방 기관이 관리합니다.
NBA (National Association of Securities Dealer) 규칙 3010과 뉴욕 증권 거래소 (NYSE) 규칙 342는 증권 거래위원회 (Securities and Exchange Commission)에서 관리하며이 두 조직의 구성원을위한 전자 통신 관련 기록 관리 요구 사항을 규제합니다.
건강 관리 규칙
건강 보험 이식성 및 접근성 법 (HIPAA)은 환자 정보를 수집하거나 전달하는 의사, 병원, 보험 회사 및 고용주와 같은 그룹에 적용됩니다. 이는 미국 보건 복지부 (Department of Health and Human Services)에서 관리합니다.
21 CFR 11은 미국 식품의 약국 (FDA)에서 전자 기록 및 전자 서명을 다루는 연방 규정 (Code of Federal Regulations)의 섹션입니다. 이 섹션은 의료 및 제약 회사에 영향을 미칩니다.
군사 규칙
국방부 규정 (국방부 5015.2, 버전 2)은 국방성에서 구매 한 기록 관리 소프트웨어에 대한 요구 사항을 정의합니다. 다른 정부 기관도이 표준을 기록 관리 소프트웨어로 사용합니다.
기타 연방 규정
연방 민사 소송법 (Federal Rules of Civil Procedure)은 법률 회사가 법률 절차와 관련된 정보를 처리하는 방법을 규정합니다.
내부 수익 서비스 목사 Proc. 97-22는 납세자 정보의 전자 저장 및 이전에 대한 규칙을 제공하며 금융 서비스 산업에 영향을 미칩니다.
규칙의 필요성
미국인들은 개인 정보를 안전하게 보호하고 금융 거래를 보호하며 국가의 식품, 의약품, 재정 및 건강 관리 자산을 통제하는 사람들에 대한 적절한 감독을 실시하는 보호가 이루어 지도록 규제 기관에 의존합니다. 국가 정보 인프라는 방어를 위해 매우 중요하며 보호되어야합니다.
문서 관리의 표준화는 미국을 넘어 확장됩니다. 국제 표준화기구 (International Organization for Standardization) 및 공개 문서 관리 API (Open Document Management API)와 같은 비정부기구는 필요한 경우 정보 기록의 보안 및 가용성을 보장하기 위해 문서 관리 시스템의 프로세스를 표준화하고 공유합니다.
