파일 캐비닛은 일반적으로 파일과 문서를 저장하는 사무용 가구를 가리 킵니다. 파일 캐비닛 크기가 다릅니다. 일부는 무단 액세스를 방지하기 위해 잠금 장치가 있으며 다른 캐비닛은 누구나 쉽게 운반하고 접근 할 수 있습니다. 병원, 법률 회사 또는 학교와 같이 파일 양이 많은 기업은 쉽게 이동할 수없는 캐비닛을 유지합니다.
기초
문서를 제출하는 방법은 여러 가지가 있습니다. 체계적인 접근법을 개발하려면 파일 내에 저장 될 정보를 분석해야합니다. 가장 좋은 방법을 선택할 수 있도록 여러 가지 방법을 브레인 스토밍하십시오. 예를 들어 자동차 부품 공급 업체의 기록을 유지하면 회사 이름을 기반으로 한 알파벳순 접근 방식을 사용하여 파일을 작성할 수 있습니다. 또한 지역별 공급 업체를 분리하는 방법을 설정할 수도 있습니다 (예: South, West, East, International). 파충류의 기록을 유지하고 있다면, 파충류를 과학적 이름이나 파일이 만들어진 날짜로 구성하는 것이 필요할 수 있습니다.
문서 관리
일단 만족스러운 방법을 고안하면, 다른 사람들이 파일 시스템을 이해하고 따라갈 수 있도록 적어 두십시오. 또한 파일이 불완전한 경우 (예: 데이터 누락) 또는 부적절하게 저장된 경우 (예: 파일 카테고리 제외) 시스템이 신속하게 비효율적으로되므로 파일을 올바르게 보존해야합니다. 예를 들어 성별을 색으로 구분하면 파일을 만드는 사람들은 남성과 여성을 구별해야합니다.
성장을 예상하고 필요에 따라 여분의 캐비닛이나 공간을 추가해야합니다. 그렇지 않으면 레코드가 너무 단단하게 채워집니다. 또한 활성 파일과 비활성 파일을 구별하는 방법과 비활성 파일을 파기하거나 파쇄하는 방법을 고려하십시오.
고려 사항
많은 기업에서 원본 문서 또는 하드 카피를 사용하는 문서 구성 시스템을 구현합니다. 그러나 새로운 파일링 시스템을 만들기 전에 가상 옵션을 탐색해야합니다. 예를 들어 소프트웨어 프로그램을 구입하고 내부 또는 웹 기반 서버에 데이터를 입력 할 수 있습니다. 현재 파일링 시스템을 보유하고있는 경우에도 잠재적 인 비용 절감 및 디지털 또는 웹 기반 스토리지의 효율성을 고려하여 데이터 전송 시간과 비용을 평가해야합니다. Needles 사례 관리 소프트웨어를 사용하는 법률 회사는 데이터를 전송하는 데 많은 시간을 소비 할 수 있지만 일단 시스템이 완전히 작동하면 원격 위치에서 파일에 액세스하는 것과 같은 수많은 이점이 있습니다.
