원형 편지는 많은 사람들과 동일한 정보를 공유하는 데 사용됩니다. 그것은 하나 또는 소수의 수신자에게 특정 정보를 보내는 개인 편지와 목적이 다릅니다. 순환 편지는 종종 새로운 정보를 발표하거나 정책을 명확히하기 위해 사용됩니다. 그것들은 널리 읽혀지기 때문에 화제에서 다소 일반적입니다. 어떤 종류의 원형 편지를 쓰려면 몇 가지 중요한 단계가 필요합니다.
잠재 고객을 알아라. 순환 글자의 경우 독자층이 다양하기 때문에 잠재 고객의 이전 지식 수준이나 공유하려는 콘텐츠의 친숙도를 측정하기가 어려울 수 있습니다. 그러나 글을 작성할 때 대다수의 가능성있는 독자를 고려하여 편지가 대부분의 사람들에게 유용합니다.
내부 및 외부 순환 문자를 구별합니다. 내부 순환 서신은 큰 그룹으로 회람 되더라도 여전히 그룹으로 제한됩니다. 예를 들어, 기업은 새로운 회사 정책에 대한 내부 서신을 직원에게 배포 할 수 있습니다. 대조적으로, 외부 서신은 모든 고객 또는 일반인에게 배포 된 서한이 될 것입니다.
회람 서신이 작동하는 종류의 의사 소통 (내부 또는 외부)에 적절한 색조와 음성을 사용하십시오. 예를 들어, 선미 음색은 지각이나 결근을 다루는 모든 직원에게 보낸 서신에 적합합니다. 그러나 선미 톤은 고객에게 보내는 서신에 사용하기에 적합하지 않습니다.
승인 된 정보 만 공유하십시오. 회람 서신은 많은 청중을 대상으로하므로 기밀 정보 또는 광범위한 청중을위한 것이 아닌 세부 정보를 공개하는 데 적합하지 않습니다.
