직원 회의에서든 관리자, 직원, CEO 및 투자자와 관련된 회의에서든 회의를 기록하고 거기에 없었던 다른 사람들과 정보를 공유 할 수있는 사람이 필요합니다. 그리고 기억이 짧아 질 수 있기 때문에, 회의록은 토론 된 문제, 결정 및 사람들이 취해야 할 행동에 관해 참석자들에게 상기시키는 역할을합니다. 회의록은 향후 비즈니스 거래를위한 지침 역할을하기 때문에 체계적이고 올바른 정보를 포함하는 것이 중요합니다. 그것은 신뢰할 수있는 도구로 시작됩니다.
도구 선택
도구를 선택할 때 가장 적합한 도구를 선택하면 회의에서 발생한 상황을 파악하고 일관된 메모를 작성할 수 있습니다. 어떤 사람들에게는 노트북이나 태블릿 컴퓨터입니다. 다른 사람들에게는 노트북과 펜입니다. 녹음 응용 프로그램이있는 음성 녹음기 또는 스마트 폰과 같은 녹음 장치를 사용하면 나중에 회의를 검토하는 데 도움이됩니다. 스마트 폰, 태블릿 또는 컴퓨터를 사용하는 경우 소리, 게임 또는 소셜 미디어 응용 프로그램을 끄면 회의 도중 혼란에 빠지지 않습니다. 이러한 도구를 사용하면 메모를 빨리 처리하는 데 도움이 될 수 있지만 항상 노트북과 펜 또는 연필을 백업으로 준비해야합니다.
템플릿 사용
템플릿을 개발하면 시간을 절약 할 수 있습니다. 토론하는 동안 소중한 순간을 보내지 않아도되므로 토론 한 주제를 작성할 수 있습니다. Microsoft Office를 포함한 컴퓨터 프로그램은 사용할 수있는 비즈니스 미팅 템플릿을 제공합니다. 또는 미팅을 앞두고받은 의제를 사용하여 자신의 빈 문서를 개발할 수 있습니다. 이러한 템플릿에는 일반적으로 "참석자", "조치 항목", "신규 비즈니스"등이 포함 된 섹션이 있지만 고용주와상의하여 주주의 이름, 출품자의 이름, 손님과 회의 장소를 알려줍니다. 각 섹션의 맨 위에 "시간"이라는 단어가있는 작은 상자를 작성하십시오. 그러면 섹션이 시작된 시간을 적을 수 있습니다. 컴퓨터에서는 서식 파일을 Word 또는 다른 편집 가능한 형식으로 저장하여 각 섹션에 몇 개의 공백을 남깁니다. 인쇄 할 템플릿을 작성한 다음 손으로 작성하려면 각 섹션에 충분한 공간을 남겨 둡니다. 급하게 메모를 작성하면 더 많은 시간을 보내는 경우보다 큰 글을 쓰고 더 많은 공간을 차지하게됩니다.
포함 할 내용과 남겨 둘 내용
회의에서 회의록을받는 목적은 사람들이 토론하는 모든 것을 기록하는 것이 아니라 일어난 일을 기록하는 대신 의회의 회의를 다루는 방법을 간략하게 요약 한 "Robert 's Rules of Order"를 제안합니다. 이 책은 종종 비영리 단체 및 기업에서 회의 운영을위한 가이드로 사용됩니다. 회의 노트의 관점에서, 누군가가 특정 비즈니스 활동을 위해 또는 다른 비즈니스 행동에 반대하는 모든 논점을 적어 두는 데 시간을 낭비하지 마십시오. 누군가가 모션을 만들 때, 예를 들어 모션의 정확한 표현, 누가 만든 것인지, 그리고 투표의 최종 결과를 적어 두십시오. 그러나 모션에 대한 모든 사람의 의견을 적어 둘 필요는 없습니다. 누군가가 보고서를 작성하면 누가 보고서를 작성했는지, 보고서의 이름, 보고서의 간단한 요약 및 취한 조치를 기록하십시오. 그리고 "분"을 사용하고 있기 때문에, 결정이 내려진 시간과 사람들이 항목을 토론하기 시작한 시간을 적어 두십시오.
속기 개발하기
비록 당신이 일어난 모든 일을 적지 않더라도, 때때로 회의에서의 행동은 당신이 지킬 수있는 것보다 더 빨리 갈 수 있습니다. 그럴 때 자신의 속기를 사용하십시오. 예를 들어 관리에 "mgmt", 제품 또는 생산성에 "prod"와 같은 일반적인 비즈니스 단어의 약어를 사용할 수 있습니다. John Smith의 "JS"와 같이 회의에 참여한 사람들의 머리 글자를 사용하십시오. 물음표와 같은 기호는 "질문"의 줄임말 일 수도 있습니다. 예를 들어 "JS?"라고 쓸 수 있습니다. John Smith가 질문을 한 것을 나타냅니다. 자신의 속기를 개발 한 다음 회의 노트를 게시하기 전에 모든 사람이 이해할 수있는 용어로 변환하십시오.
