오피스 절차는 특정 작업장 내에서 비즈니스를 수행하기 위해 허용되는 표준입니다. 이러한 표준은 산업, 작업량, 지리적 위치, 사무실의 전문성 또는 회사의 규모에 따라 다를 수 있습니다. 예를 들어, 의료, 치과 또는 법률 관행의 사무 절차는 건설, 소매 또는 수입 사업의 사무 절차와 많이 다를 것입니다. 그러나 산업 전반에 걸친 사무 절차에 대한 몇 가지 "규범"이 있습니다.
전화 절차
모든 사무실에는 전문적이고 정중 한 전화 매너가 필요합니다. 전화에 즉각 대답하고, 명확하고 공손하게 말하고, 전화를 다시받지 않고 발신자를 몇 초 이상 대기 상태로 두지 마십시오. "나는 아직 귀하의 요청에 따라 작업하고 있습니다."
사무실 밖에 있거나 사용할 수없는 근로자를위한 메시지를 가져옵니다. 통화의 목적과 함께 발신자의 이름, 날짜, 시간 및 전화 번호를 명확하게 기록하십시오 (주어진 경우). 음성 메일 시스템이 설치되면 발신자에게 음성 메일을 남기고 싶은지 물어 본 다음 음성 메일 시스템으로 전송하십시오. 송금을 미리 발신자에게 알리지 않고 전화를 전달하는 것은 무례한 일입니다.
기록 관리
기록 관리의 세부 사항은 사무실마다 크게 다르지만 모든 비즈니스 운영의 세부 사항은 질서 정연하고 전문적인 방식으로 유지되어야합니다. 영수증, 청구서, 계좌 내역서, 작업 지시서, 제안서, 작업 견적서, 서신, 보고서 및 회사가 작성한 기타 모든 서류의 사본을 보관하십시오.
회사 사양에 따라 각 공급 업체, 고객 계정, 판매 또는 프로젝트 파일을 만듭니다. 모든 폴더에 명확하게 레이블을 지정하고 필요할 때 쉽게 검색 할 수있는 쉽게 액세스 할 수있는 위치에 파일을 보관하십시오. 이는 업계와 상관없이 모든 비즈니스를 적절하게 관리하기위한 요구 사항입니다.
우편물 취급 및 배포
들어오고 나가는 메일을 관리하는 것은 사무실에 따라 다르지만 모든 메일을 중요한 서신으로 취급하고 신속하게 처리합니다. 특히 고객 및 고객과의 의사 소통이 중요합니다.
특정 회사 절차에 따라 메일을 열어 적절한 부서 또는 직원에게 보냅니다. "개인적인"스탬프 우편물을 절대로 열지 마십시오. 배포 전에 수신 메일을 열려면 주소 나 발신자 정보가 필요할 경우 봉투를 우편함 뒷면에 붙여 넣으십시오.
필요한 경우 보내는 메일의 무게를 측정하고 오른쪽 상단 모서리에 적절한 금액의 우송료를 붙이십시오. 메일 캐리어에서 우편물을 픽업 한 경우 적절한 출고 장소에 수령하십시오. 지역 우체국으로 옮길 경우 모든 편지를 쉽게 옮길 수있는 상자에 보관하십시오. 모든 포장재를 테이프로 단단히 붙이고 라벨이 잘 붙어 있는지 확인하십시오.
컴퓨터 및 기술
이러한 정보에 크게 의존하는 오늘날의 사무실에서는 컴퓨터 데이터를 적절하게 보호하는 것이 중요합니다. 컴퓨터 파일과 하드웨어를 보호하기위한 기본적인 안전 절차를 연습하십시오.
문서 및 소프트웨어를 보호하려면 이러한 서비스를 제공하는 인터넷 사이트 또는 별도의 플래시 드라이브 또는 Zip 디스크에 모든 컴퓨터 파일의 매일 백업을 만드십시오. 인터넷에서 파일 및 소프트웨어를 다운로드 할 때는주의하십시오. 컴퓨터가 켜질 때마다 바이러스 방지 프로그래밍을 실행하고 새로운 위협이 지속적으로 발생하기 때문에 바이러스 데이터베이스를 최신 상태로 유지하십시오.
강력하고 안정적인 서지 보호 장치로 하드웨어를 보호하십시오. 아무도 사용하지 않을 때 밤에는 컴퓨터를 끄고 번개가 치는 날에는 전자 장치를 분리하십시오.
