급여 기록 및 직원과 함께 일하는 직원의 보안은 급여 관리자 및 기업 관리에 대한 지속적인 고려 사항입니다. 급여 보안에는 급여 기록, 급여 부서 및 급여 직원의 기밀성과 보안을 구현 및 유지하는 것이 포함됩니다. 급여 관리자, 회계 관리자 또는 인사 관리자는 고위 경영진과 연계하여 급여 보안에 대한 책임을 수행 할 수 있습니다. 안전하고 효율적으로 조직 된 급여 환경을 조성하는 것이 모든 급여 부서의 목표가되어야합니다.
조직
급여 부서, 직원 및 프로세스의 조직은 급여 보안에 중요합니다. 분명한 명령 체계, 논리적 인 부서 조직도, 급여 책임의 명확한 위임은 안전한 급여 관리에 필수적입니다. 관리자, 급여 처리자, 임금 차별 명령 및 FMLA 및 근로자 보상 휴가, 직원 기록원 및 기타 급여 직원과 같은 특별 급여 상황을 담당하는 전문가는 기밀 유지, 효율적이고 안전하며 법적으로 적합한 급여 처리를 위해 부서에서 조직되어야합니다. 급여를 처리하는 모든 사람은 급여 처리 과정에서 보안 침해와 허점을 피하고 제거하기 위해 명확하게 정의 된 책임이 있어야합니다.
액세스 제어
급여 서류, 물리적 저장 파일, 컴퓨터 및 컴퓨터 보고서 및 기타 모든 종류의 액세스에 대한 모든 액세스는 기밀 정보를 보호하기 위해 엄격하게 통제되고 시행되어야합니다. 급여 관리자가 각 급여 직원의 책임을 검토하여 필요한 액세스 수준을 결정해야합니다. 작업 표와 같은 실제 급여 서류, 민감한 기밀 재무 정보가있는 보너스 및 수수료 문서 작업 및 기타 급여 서류에 대한 액세스는 거래를 처리하는 사람에게만 제한되어야합니다. 급여 정보, 데이터 및 보관소가있는 파일 캐비닛과 컴퓨터는 보안 허가가있는 사람 만 볼 수 있고 작업 할 수있는 보안 영역에 있어야합니다. 예를 들어 컴퓨터 급여 시스템에만 노동 시간을 입력하는 출퇴근 시간 기록원은 최종 제출 프로세스 또는 임금 및 수당 문서에 액세스 할 수 없어야합니다.
문서 절차
급여 절차는 급여 절차 및 직원의 안전을 보장하기 위해 철저히 문서화되고 시행되어야합니다. 각 급여 직원의 책임은 직무 기술, 수행하는 급여 절차 및 급여 부서의 표준 운영 매뉴얼에서 명확하게 정의해야합니다. 절차의 무결성을 보호하고 보안상의 틈새를 피하기 위해 최소한 매년 1 년마다 변경 사항과 검토가있을 때 개정해야합니다.
물리적 보안
급여 기록, 파일, 데이터 및 시스템, 급여 시설 및 직원의 물리적 보안은 매우 중요합니다. 리셉션에서 급여 지급을 처리하거나 한 명의 급여 직원이 이중 점검없이 직무를 수행함으로써 비용을 절약하기 위해 급여 보안 및 기밀 유지가 절충되어서는 안됩니다. 파일 캐비닛은 제한된 액세스로 잠겨 야합니다. 급여 데이터 및 처리 소프트웨어가있는 사무실, 메인 프레임 및 데스크탑 컴퓨터는 공통 영역에 있지 않아야하며 쉽게 잠글 수있는 안전한 위치에 있어야합니다. 급여 직원은 직원 및 방문자 트래픽으로부터 안전해야하는 작업 환경을 가져야하며, 그들이 작업하는 정보를 성공적으로 보호 할 수있는 쉬운 방법을 가져야 만 화나거나 정서적 인 직원을 필요로하지 않습니다. 급여 오류, 불일치 및 불만 사항은 명확한 프로세스를 가져야하며 급여 담당 직원이 아닌 관리자 또는 감독자가 처리해야합니다.
