정보를 요구하는 서신에 대한 효과적인 응답은 고객에게 요청 된 정보를 즉시 제공하여 불필요한 표현이나 필러를 피합니다. 정보에 대한 고객의 요청에 적시에 응답하면 비즈니스의 신뢰성이 향상됩니다.
열리는
고객의 이름과 연락처 정보를 편지의 왼쪽 상단 모서리에 표준 글자 형식으로 입력하십시오. 예:
존 스미스
555 모킹 버드 레인,
스프링 필드, 오하이오 주
고객의 주소 아래에 편지를 작성하는 날짜를 기입하십시오.
고객의 이름을 사용하여 일반적인 "친애하는 고객"이 아닌 편지를 개인화하십시오. 인사말 후에 첫 번째 줄은 그 편지가 실제로 그의 정보 요청에 대한 응답 인 것을 알게해야합니다. "친애하는 John, 정보 요청에 대한 응답으로 …"
편지 본문
응답을 초안 할 때 고객의 편지를 앞에 놓으십시오. 편지를 다시 읽으면 그가 요청한 정보를 분명히 이해할 수 있습니다. 고객이 둘 이상의 정보를 원할 경우, 다양한 항목 강조하기 정보를 남기지 않도록하십시오. 그런 다음 편지 본문에서 각 항목을 처리하십시오. 목록 형식으로. 해당하는 경우 소프트웨어 프로그램에서 제공되는 글 머리표 또는 번호 목록 서식 요소를 사용하십시오.
폐쇄
고객에게 조치를 취하도록 요청합니다. 귀하가 제공 한 정보를 바탕으로 귀하의 비즈니스에 다시 참여하십시오. Entrepreneur의 Cynthia Perun에게 조언합니다. 고객이 비즈니스 위치에서 온라인 주문을하도록 도울 수있는 경우, 예를 들어 상점에 상점을 방문하도록 초대하십시오. 회사 전화 번호, 이메일 주소 및 웹 사이트 주소를 포함하십시오. 편지를 닫을 때이 정보를 반복해도되며, 후속 정보가 필요하면 고객에게 연락하도록 권유하십시오.
팁
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오타 및 문법 오류 귀하의 비즈니스에 좋지 않은 영향을 미침. 정보 요청에 대한 응답을 포함하여 고객에게 서신을 보내기 전에 귀하의 행정 보조원 또는 동료가 서신을 최소한 두 번 교정하도록하십시오.
