비즈니스 환경에서 고객, 고객 또는 공급 업체와 통화 할 때마다 걸리는 모든 전화 통화가 중요합니다. 이러한 경험은 비즈니스 관계의 기반이며, 한 번의 나쁜 경험으로 고객을 영원히 잃을 수 있습니다. 전화 에티켓의 기본 규칙을 따르면, 고객은 전화 할 때마다 긍정적 인 경험을 할 수 있습니다.
준비되다.
좋은 전화 연락은 준비로 시작됩니다. 사무실 직원은 각 전화에 응답 할 책임이있는 사람을 알아야하며 전화를받는 사람은 전화 및 그 기능에 익숙해야합니다.
또한 전체 직원이 사용할 수있는 표준 인사말을 준비해야합니다. 인사말에 개성을 더할 수도 있지만 인사말, 말하기 사람, 대표자 조직 및 발신자를 돕는 방법을 묻는 네 가지 기본 요소가 포함되어야합니다. "안녕하세요, 듀 보이스 서비스 (Du Bois Services)의 Gene입니다. 오늘 어떻게 도와 드릴까요?"
낙관적이다
전화를받을 때 당신의 목소리와 당신의 말의 속도를 알아야합니다. 특히 긍정적 인 느낌이 들지 않더라도 명랑한 목소리를 유지하십시오. 발신자가 당신을 볼 수는 없어도 미소 짓는 것이 도움이 될 것입니다. 미소가 입 모양을 변화 시켜서 들리는 방식으로 음색과 음색을 변경합니다.
효율적으로
들어오는 호출은 일반적으로 두 번째 링에서 즉시 응답해야합니다. 너무 빨리 전화를 걸면 일부 발신자가 울릴 수도 있지만 대부분의 발신자는 3 ~ 4 번 울린 후 전화를 끊는 경향이 있습니다.
전화를 걸기 전에 전화 시스템의 기능에 익숙해 져야합니다. 발신자를 대기 상태로 전환하는 방법 (실수로 발신자와의 연결 끊김)과 통화를 다른 내선 번호로 전환하는 방법에 익숙해집니다.
메시지를 받아야하는 경우 철저한 메모를 작성할 준비를하십시오. 항상 발신자 이름과 메시지 수신자에게 문의하십시오. 앞으로 발신자에게 전화해야하는 경우 전화 번호를 요청하십시오. 전체 메시지를 기록하고 즉시 수신자에게 전달하십시오.
전화를 거는 경우, 응답은 업무 일 기준 1 일 이내에 가능하고 가능한 경우 같은 날에 이루어져야합니다. 지연 될 경우 그 이유를 설명하고 응답시기를 예측해야합니다.
전문가가 되라.
당신이 사업을 대표하고 있기 때문에 전문가처럼 말할 수 있도록 특별한주의를 기울이십시오. "What 's up?"과 같은 문구 및 "그냥 잠깐"은 일상적인 대화에는 적합하지만 전문적인 의사 소통에는 적합하지 않습니다. 마찬가지로 어떤 종류의 속어도 사용하지 않아야합니다. 전문가가 아닌 사람 일뿐만 아니라 많은 사람들이 겉으로보기에는 무해한 용어가 공격적이라고 생각합니다.
그리고 동시에 전화를 먹고 대답하려고하지 마십시오. 한 입에 물기를 말하려고하면 이해하기 어려워집니다.
예의 바르게
모든 전화가 시작될 때, 응답자는 발신자 이름과 서비스 이용 방법을 물어야합니다. 통화가 더 늘어날 경우 발신자의 이름을 기억하고 (적절할 경우)주의를 기울여야합니다. 발신자는 개인적 관심과 서비스를받는다고 정확하게 느끼어야합니다.
통화를 전송하거나 발신자를 대기 상태로 전환해야하는 경우에는 항상 그렇게 할 수있는 권한을 요청하십시오. 많은 사람들에게 말하기에서 살아있는 사람으로 갑자기 변화하는 것은 음악을 듣는 것에 대해 짜증스럽고 무례합니다. 정당한 이유없이 발신자를 보류 상태로 두어서는 안됩니다. 보류를 호출자를 피하는 수단으로 사용하는 것은 무례 할뿐만 아니라 해지로 이어질 수 있습니다.
항상 긍정적 인 메모로 통화를 종료하십시오. 발신자가 자신이 취한 조치를 검토하여 최선의 노력을 기울이고 있음을 확인합니다.항상 도움이 될만한 것이 있는지 물어보고 시간을내어 감사하십시오.
