장래성있는 고객과 법률 회사 간의 초기 통신은 일반적으로 전화를 통해 이루어지며 접수 원이 처리합니다. 결과적으로 회사의 접수는 전문적이고 정중해야하는 것이 중요합니다. 그러나 전문성을 유지하는 것은 때로는 도전 일 수 있습니다. 특히 매일 많은 양의 전화에 응답하는 접수 인 경우에 특히 그렇습니다. 그러나 법률 사무소에서 전화를받을 때 항상 따라야하는 특정 원칙이 있습니다.
초기 통화 유입
법률 사무소의 이름을 발표하고, 이름을 밝히며, 발신자에게 도움을 줄 수있는 방법을 물어보고 각 전화를 받으십시오. 예를 들어, "안녕하세요. 저는 X와 Y의 법률 회사입니다. 제인이 말하고있는 사람은 누구입니까?"라고 말합니다. 발신자를 이름으로 확인한 후에 "오늘 Z 씨를 어떻게 도울 수 있습니까?"하고 물어보십시오. 대화의 나머지 기간 동안 이름으로 호출자를 참조하십시오. 메모를 할 때마다 메모를하는 것이 도움이 될 수 있습니다 (특히 이름과 관련하여). 대화 중에 긍정적 인 분위기를 유지하고 인내심을 갖고 성질을 잃지 마십시오. 전문 용어, 속어 또는 "어 허"와 "어"와 같은 단어를 사용하지 마십시오.
발신자 식별 필요성
발신자와의 긴밀한 대화를 듣고 자신의 요구를 파악하고 요청 된 정보를 명확하고 간결한 방식으로 제공하는 것이 매우 중요합니다. 각 발신자는 필요한 정보를 얻거나 말하는 사람과 함께 올바른 사람을 찾는 데 도움을 얻고 자합니다.
호출자를 회사의 적절한 사람에게 연결
발신자가 변호사가 제공 한 정보를 가장 많이 요구하는 경우 발신자에게 다른 사람과 이야기해야한다는 사실을 알리고 전달을 요청하십시오. 귀하가 전화를 전달하려는 변호사에게 연락하고, 이름으로 전화를 알리고, 전화의 목적을 공개하고, 변호사가있을 경우 전화를 이체하십시오. 45 초 이상 발신자를 보류하지 않아야합니다. 45 초 후, 계속 전화를 걸고 싶은 사람이 있는지, 변호사가있을 때 다시 전화를 받거나 나중에 다시 전화하기를 원할 것인지 묻습니다.
통화 종료
각 통화를 종료하기 전에 통화를 종료하기 전에 도움이 될 수 있는지 문의하십시오. 법률 사무소를 고려해 주신 고객 께 감사드립니다. 법률 상담원이 잠재적 인 의뢰인에게 법률 회사를 고용하도록 설득하는 것은 거의 불가능하지만, 전문가가 전문가가 아니거나 무례하고 불손한 것으로 인해 접수 회사가 고객을 잃는 것은 매우 쉽습니다.
