비즈니스 서신에는 서한 내의 정보를 재개하거나 이해를 돕기위한 추가 정보를 제공하는 첨부 파일이 포함될 수 있습니다. 첨부라는 용어는 종종 인클로저라는 용어와 상호 교환됩니다. 그들의 유사점에도 불구하고, 그들은 하나가 아니며 같은 것입니다. 이 두 가지의 차이점을 이해하고 비즈니스 서신에서 인용 방법을보다 전문적으로 보이게하고 경쟁 우위를 제공 할 수도 있습니다.
팁
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첨부물이나 인클로저를 비즈니스 서신에 인용 할 때 첨부 된 파일 또는 문서 이름을 괄호 안에 적어 둡니다.
첨부 파일 대 엔클로저
먼저 첨부 파일과 인클로저의 차이점을 이해하십시오. 둘 다 더 많은 정보와 추가 자원을 제공 할 수 있지만, 이들은 다른 것을 나타냅니다.
그 이름에서 알 수 있듯이, 첨부 파일은 편지에 첨부 된 문서 또는 파일입니다. 핵심 사항을 강조하거나, 더 많은 정보를 제공하거나, 진술을 뒷받침하는 편지의 일부로 간주됩니다. 편지를 쓸 때 첨부 된 서류를 참조하십시오. 예를 들어 계약서를 첨부하고 수반되는 내용에 대한 관련 정보와 함께 편지에 언급 할 수 있습니다.
인클로저는 다른 한편으로는 별도의 문서입니다. 예를 들어 잠재적 인 새로운 파트너에게 비즈니스 서신을 보내는 경우 브로셔, 시장 조사 또는 비교 차트를 동봉 할 수 있습니다. 편지에서이 문서를 참조 할 필요는 없습니다. 선택은 당신에게 달려 있습니다.
텍스트의 첨부 파일
텍스트 내의 다른 문서의 정보를 인용 할 때는 우편 또는 전자 우편 통신에 괄호를 사용하십시오. 첨부 된 파일 또는 문서 이름은 괄호 안에 표시하십시오. 서신이 전화 불만을 지칭한다고 가정하면 인용문에는 다음과 같은 불만 문서의 이름이 포함됩니다. (동봉: Customer Service Journal, 1/5/2017).
텍스트 인용은 편지의 내용에 추가 정보를 추가합니다. 인용문은 스프레드 시트 데이터, 성적표 또는 기타 편지를 참조 할 수 있습니다. 문서를 설명하는 읽기 쉬운 파일 이름을 사용하십시오. 문서가 인쇄되면 동일한 방식으로 제목을 지정하십시오. "첨부 파일 A"와 같은 알파벳 문자로 첨부 파일을 지정할 수도 있습니다.
여러 첨부 파일을 참조하는 방법
첨부 파일의 텍스트 인용문을 사용하는 것 외에도 편지 끝에 첨부 파일을 독자들에게 상기시킵니다. 왼쪽 하단의 서명자 이름 아래에 "첨부 파일"을 입력하십시오. 편지 끝에 모든 첨부 파일의 이름을 나열하는 것은 선택 사항이지만 특히 많은 것이있는 경우 좋은 방법입니다. 이것은 수신자에게 무엇을 기대해야하는지, 어떤 파일을 가장 필요로하는지 더 잘 이해할 수있게 해줍니다.
인클로저 사용 방법
인클로저는 실제 텍스트에서 자주 언급되지 않지만 이는 어려운 규칙은 아닙니다. 인클로저가 비즈니스 서신 또는 메모에 인용 된 경우 부착물에서 설명한 것과 동일한 방법을 사용하십시오. 인클로저의 예로는 이력서 또는 응용 프로그램이 있습니다. 이 파일들은 서명자의 인쇄 된 이름 아래 왼쪽 아래 여백을 따라 편지의 끝에서 참조됩니다.
하나의 인클로저에는 "인클로저"를 사용하고 둘 이상의 인클로저에는 "인클로저"를 사용하십시오. 인클로저와 같은 포함 된 항목의 총 수를 추가하는 것도 허용됩니다. 4. 편지에 인용되었지만 실제로 첨부되지 않은 문서는 "외장 장치 없음"으로 기록하십시오.
권장 정부 형식
정부 서신의 경우 업무 서신과 메모가 구별되는 경우가 있습니다. 서신은 인용문을 "외장재"라고 부르며 메모는 일반적으로 그 문구를 "첨부물"이라고 부릅니다. 이러한 문서는 종종 "첨부 파일 A"와 같이 할당 된 알파벳 문자에 따라 텍스트 내에서 참조됩니다.
두 번째 페이지가 올바르게 작동하는 데 필요한 경우에도 첨부 파일 또는 첨부 파일을 모두 나열하십시오. "첨부 파일: 페이지 2" 참조 된 문서를 사용할 수없는 경우 "w / o encl"을 포함하여이 사실을 알 수 있습니다. 문서를 사용할 수 없으며 동봉하지 않았 음을 수신 측에 알리십시오. 특정 정부 기관과 템플릿 별 또는 고유 한 형식 가이드 라인을 확인하십시오.
