직원이나 고객에게 말할 필요가없는 것보다 불편한 상황은 거의 없습니다. 비즈니스 사람들은 요청을 따르지 않는 것이 향후 영업에 영향을 줄 수있는 비즈니스에 대한 나쁜 감정을 유발한다고 생각합니다. 더 나쁜 것은 고객이나 직원이 결정에 호소하면 한 번만 말하지 않고 두 번이나 말할 수 있습니다. 이 시점에서 작가는 정확한 음색 및 공개 할 정보의 양이 더 많아서 통신문에서 추가 조사 또는 법적 조치가 발생하지 않도록 걱정합니다.
귀하의 회신에 사용할 회사 편지지를 얻으십시오. 이의 제기에 대한 답변은 해당 사안의 최종 단어이며 공식적인 공식 서한을 사용하면 권위있는 인상을 전달하는 데 도움이됩니다.
날짜를 입력하고 공백을 건너 뛰고받는 사람의 전체 이름과 주소를 입력하십시오.
다른 공백을 생략하고 "Dear Mr. / Ms.(insert name)"다음에 콜론을 입력하십시오. 특별한 탄력이 필요하다고 생각되면 "친애하는"을 생략하고받는 사람의 이름을 입력하십시오. 다른 공간을 건너 뜁니다.
첫 번째 단락에서 수령인에게 항의가 부여되는지 즉시 알리고 왜 그녀가 요청을 받았는지 간략하게 설명하십시오.
이의 신청을하지 않을 경우 수혜자에게 자신의 사업이나 열심히 일한 것에 대한 관심에 감사 드리며 단락이 끝나면 그녀에게 나쁜 소식을 전하십시오. 단락 끝에 나쁜 소식을 배치하면 먼저 타격을 약화시켜 수신자의 선의를 유지하는 데 도움이됩니다. 요청을 간략하게 거부 한 이유를 설명하십시오. 수신자가 정책을 검토하고 추측 할 수있는 세부 정보를 제공하지 마십시오.
두 번째 단락에 추가 후속 조치 정보를 제공하십시오. 이의 신청을 거절 한 경우, 귀하의 결정이 최종적인 것이며 문제가 종결되었음을 그녀에게 알리십시오.
"Regards"또는 "Sincerely"를 입력하고 세 줄의 줄을 건너 뜁니다. 편지를 인쇄하고 이름 위에 파란색 또는 검은 색 잉크로 서명하십시오. 귀하의 기록을 위해 편지 사본을 보관하십시오.
귀하의 회신에 대한 기록과 수신자가 편지를 받았음을 증명할 수 있도록 공인 우편으로 편지를 보냅니다. 문제가 법정으로가는 경우이 기록이 중요 할 수 있습니다.
