직원이 자신을 위해 일한다는 증거가 필요할 수있는 몇 가지 이유가 있습니다. 일반적으로 그것은 예를 들어 집주인이 직원에게 일자리와 꾸준한 소득이 있다는 확인을 원하기 때문입니다. 외국 직원은 비자를 발급 받기 위해 확인 편지가 필요할 수 있습니다. 편지를 쓰는 것은 기밀 정보를 알려주지 않는 한 복잡하지 않습니다.
서식 파일 및 양식
인사 부서에 확인 편지 용 표준 템플릿이 있는지 확인하십시오. 특히 대규모 기업의 경우 일반적인 관행입니다. 템플릿을 사용하면 작성자가 더 빨리 마무리 할 수 있으며 HR 부서에서는 편지에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 서신이 정부 급여의 일부 유형에 대한 자격을 부여하는 것이라면 관련 기관은 표준화 된 형식을 가질 수 있습니다. 양식을 가져 오는 것은 직원에게 달려 있으며, 그 후에 양식을 작성합니다.
정식으로 유지하십시오.
확인 편지는 친절하지 않으며 창조적 인 글이 아닙니다. 순수한 비즈니스이므로 표준 비즈니스 형식으로 작성된 회사 레터 헤드를 통해 보내십시오. 다른 비즈니스 편지와 마찬가지로 서명하십시오. 제목 - "Jane Doe의 고용 확인"- 수령인이 주제를 알 수 있습니다. 이 텍스트는 Jane Doe이 실제로 당신을 위해 일한다는 것을 수령자에게 알리는 곳이며, 필요한 경우 그녀의 월급은 무엇인지 알려줍니다. 이민에 글쓰기를 할 때, 그녀가 당신을 위해 일한 기간과 그녀의 직무에 대한 세부 사항을 포함시켜야 할 수도 있습니다.
규칙을 따라
사용 가능한 템플릿뿐만 아니라 따라야하는 절차에 대해서도 HR 부서에 문의하십시오. 예를 들어, 직원 정보를 보내기 전에 서면으로 직원의 권한을 부여해야한다는 회사 규칙이있을 수 있습니다. 귀하가 요청한 사실에 편지를 귀속 시키십시오: 편지에 급여 정보를 요구하지 않으면, 아무 것도 제공하지 마십시오. 직원을 물지 않기 위해 되돌아 올 수있는 직원의 성격이나 성과에 대한 직접적인 의견은 피하십시오.
조심해야 할 것들
확인 편지는 일상적이지만 중요한 결정인데, 직원이 아파트 나 보험 증권을 갖고 있습니까? - 그들에 힌지가있을 수 있습니다. 답을 그냥 내버려 두지 마세요. 회사 기록에서 취업 날짜 나 급여에 대한 정보를 종이에두기 전에 가져옵니다. (편지를 보내거나 HR에 그렇게하기 전에 편지를 교정하십시오. 직원의 급여가 $ 60,000 일 때 미화 5 만 달러를 입력하면 아파트를 얻는 데 영향을 줄 수 있습니다.
