기록 관리 지침

성공적인 기록 관리 시스템은 기록을 안전하게 저장하고 기록의 작성, 유지 보수, 사용 및 폐기를위한 조직 방법을 만듭니다. 기록 관리 지침을 작성하고 지속적으로 업데이트하는 것은 시스템의 무결성을 유지하는 데 필수적입니다. 정보 요구 사항, 입력 방법, 저장 일정 및 백업, 보안 규정 및 정확한보고에 대한 지침을 통해 효과적인 기록 관리 시스템을 만들 수 있습니다.

정보

귀사가 원하는 정보 유형에 대한 가이드 라인을 개발하십시오. 여기에는 계약, 직원 파일, 통합 문서, 고객 레코드, 규정 데이터, 재무 기록 및 비즈니스에 필요한 기타 관련 정보가 포함되어야합니다. 여러 부서와 협의하여이 목록을 작성하여 모든 기능적 요구 사항에 대한 완전성 및 준수 여부를 확인하십시오. 법적 의무를 이행하는 데 필요한 정보가 기록 관리 스토리지 지침에 포함되어 있는지 확인하려면 회사의 법률 고문과 최종 목록을 검토하십시오.

입력 방법

각 레코드 유형에 대한 레코드 입력 방법론을 고안하십시오. 기록은 수동으로 입력하거나 보완 시스템에서 가져 오거나 스캔 시스템을 통해 입력 할 수 있습니다. 이러한 입력 방법은 신뢰할 수 있고 안전해야합니다. 전자 교환기의 경우 정확한 전송을 보장하는 이중화 검사를 실시하십시오. 수동 입력의 경우 정확성을 보장하기 위해 품질 검사 시스템을 시작하십시오.

저장

시스템에 입력 된 각 레코드 유형에 대한 스토리지 타임 라인을 지정하십시오. 타임 라인은 법적 의무, 데이터 시스템 제약 및 기능을 고려해야합니다. 드물게 액세스되는 레코드의 경우 레코드에 가끔 액세스 할 수있는 보완 스토리지 시스템을 고려하십시오. 이러한 기록은 스토리지 요구를 최소화하기 위해 압축 될 수 있습니다. 기본 레코드 시스템에서 레코드를 저장하면 자주 사용하는 레코드를 더 빨리 가져올 수 있습니다. 기록 관리 지침에는 정기적 인 백업 절차가 포함되어야하며, 중요 레코드의 오프 사이트 중복 저장이 바람직합니다.

보안

심층 보안 계획은 기록 관리 계획의 필수 요소입니다. 보안 분류 가능한 그룹으로 레코드를 그룹화하고 적절한 직원 그룹에 암호로 보호 된 안전한 액세스 권한을 할당합니다. 이 보안 검사는 데이터 입력, 유지 보수 수행, 레코드 사용 또는 폐기에 액세스 할 수있는 사람에게도 적용해야합니다. 회사 및 규제 의무를 준수하도록 보안 통관을 정기적으로 검토하십시오. 신입 사원 절차 및 종결 직원 절차에 보안 허가를 포함시킵니다.