고객 서비스 안내서 작성 방법

고객 서비스 매뉴얼을 작성하는 방법. 고객 서비스 안내서를 작성하면 직원이보다 쉽고 적절하게 직무를 수행하는 데 도움이됩니다. 전문가에게 문서 작성에 대한 경험이없는 경우 특히 전문가에게 문서를 작성하게하는 것이 좋습니다. 그러나 누가 그것을 쓰든, 그리고 매뉴얼을 공식적으로 또는 비공식적으로 사용하든 상관없이, 유용하고 효과적 이도록 여러 가지 사항을 다루어야합니다.

손을 댈 수있는만큼 많은 고객 서비스 설명서를 읽으십시오.많은 회사에서 온라인으로 매뉴얼을 게시하거나 회사 본사에 전화하여 사본을 요청하여 얻을 수 있습니다. 이런 방법으로 찾을 수 없으면 이전에 일한 회사의 고객 서비스 설명서 사본을 요청하십시오.

변호사와상의하여 가능한 대응책을 바탕으로 회사와 직원을 잠재적 인 책임으로부터 보호 할 수있는 적절한 문구를 포함시켜야합니다. 이는 구매자에게 잠재적으로 위험 할 수있는 서비스 나 제품을 다루는 회사의 고객 서비스 매뉴얼을 작성해야하는 경우 특히 중요합니다.

직원이 발신자에게 말할 수없는 단어 목록을 포함시킵니다. 대부분의 고객 서비스 부서는 "나는 약속한다"또는 "확실하다"와 같은 문장을 큰 no-nos로 간주합니다. 이것은 단어가 보증을 의미하고 회사의 나중에 직원이 약속 한 내용을 준수 할 수없는 경우 실제로 심각한 문제가 될 수 있기 때문입니다.

고객 서비스 매뉴얼을 섹션으로 구성하여 직원들이보다 쉽게 답변을 찾을 수있게하십시오. 고객 매뉴얼의 가장 중요하고 중요한 부분에는 회사 정책, 대표자를위한 제한없는 주제 및 가장 일반적인 질문에 대한 상세한 답변이 포함되어야합니다. 각 회사는 제공된 서비스에 대한 특정 문제와 해당 제품과 관련된 특별 권장 사항 및 경고를 다루기 위해 추가 챕터가 필요할 수 있습니다.

회사가 직원에게 발신자에게 설명해야 할 수있는 어려운 용어를 사용하는 경우 어휘 목록을 포함시킵니다. 상세한 설명이 필요할 수도 있고 신입 사원과 고객 모두에게 혼동을 줄 수있는 특별 정책에 대해서도 마찬가지입니다.