발신자는 여러 가지 이유로 음성 메일에 메시지를 남길 수 있습니다. 일부 메시지는 중요한 비즈니스 정보 및 연락처에 대한 알리미가 될 수 있습니다. 개인 음성 메일 이건 업무용 음성 메일 이건 상관없이 음성 메일 메시지에 대해 말하는 내용은 발신자가 어떤 정보를 얻었는지에 중요한 역할을합니다. 음성 메일에 항상 포함시켜야 할 몇 가지 기본 정보가 있습니다.
보내는 메시지
나가는 메시지를 남기기에서해야하는 첫번째 일은 당신의 이름, 조직 및 전화 번호를 확인하는 것입니다. 두 번째로해야 할 일은 가용성을 해결하는 것입니다. 예를 들어, 당신이 사용할 수 없다고 말하고 다시 돌아올 시간과 요일을 알려줄 수 있습니다. 마지막으로 음성 메일에서 원하는 이름, 회사, 전화 번호 및 메시지와 같은 정보 유형을 자세히 설명하십시오. 전형적인 발신 음성 메일은 이렇게 들릴 수 있습니다. "나는 Sampson, Inc.의 Bob Smith이고 555-555-5555입니다. 오늘 오후 4 시까 지 입수 할 수 없지만 이름, 회사 및 전화 번호를 남겨 주시면 전화를 즉시 돌려 드리겠습니다. 고맙습니다. "간결하고 명확하고 간결한 안내를 발신자에게 제공하십시오.
문제 피하기
발신자는 때로 잘못된 번호를 호출 할 수 있습니다. 귀하의 보내는 메시지에 귀하의 이름, 조직 및 전화 번호가 명시되지 않은 경우, 귀하를위한 것이 아닌 메시지를 종종받을 수 있습니다. 이 정보를 말하면 발신자가 자신이 올바른 사람에게 다가 갔거나 올바른 번호로 전화를 걸 었는지 알 수 있습니다. 발신자에게 메시지를 남기는 것을 권장하거나 원치 않을 수도 있습니다. 자녀가 메시지를 남기도록 권장하지 않으면 전화 통화의 중요성을 판단하기가 어려울 수 있습니다. 수많은 음성 메일 메시지를받는 경우,이 메시지는 어떤 전화가 즉시 걸릴 것인지 그리고 귀환 전화를 준비하는 방법을 결정하는 데 중요합니다. 메시지를 장려하는 경우 발신자에게 간단한 메시지를 보내거나 메시지를 요약 해 줄 것을 요청해야합니다. 긴 메시지 설명이 포함 된 음성 메일은 번거롭거나 필요하지 않을 수 있으므로 시간을 낭비합니다.
전자 메일, 소셜 미디어 추가
많은 정보가 소셜 미디어를 통해 공유되기 때문에 보내는 메시지에 온라인 연락처 정보를 추가하는 것이 좋습니다. 소셜 미디어 연락처를 떠나는 도전은 발신자가 어디에서 떠나야하는지 이해하도록하는 것입니다. 귀하의 이름을 명기하고 발신자가 알고 있다고 가정하지 말아야 할 수도 있습니다. 발신자가 전자 메일 주소로 메시지를 남기고 싶다면 "샘프슨 닷컴에있는 Bob Smith에게 전자 메일 주소를 남겨 둘 수 있습니다."또는 "bobsmith에 메시지를 남길 수 있습니다 at sampson dot com. "귀하의 최선의 판단을 사용하십시오. 그러나 귀하의 이름과 회사 이름을 철자하면 정확한 정보를 얻는 데 발신자에게 최상의 기회가 제공됩니다. 혼란을 줄 수 있기 때문에 페이스 북이나 트위터와 같은 URL 주소를 언급하는 것은 좋지 않습니다. 그 메시지가 가장 좋은 장소라고 생각하면 보내는 메시지에서 "내 Facebook 페이지에 메시지를 남길 수도 있습니다."라고 말합니다.
